Blogs

Contractmanagement in het Sociaal domein

Toegevoegd op 20-07-2017 13:22:33 | Door

12 gemeenten in Gelderland hebben hun krachten gebundeld om het Sociaal domein aan te besteden. Niet alleen de inkoop, maar ook het contractmanagement wordt gezamenlijk aangepakt. Per 1 april is het contractmanagementsysteem (CMS) live gegaan waarmee deze gemeenten de dienstverlening gaat evalueren. Coppa heeft de gemeenten ondersteund tijdens de implementatie. Ook na de implementatie denkt Coppa mee over de inrichting van het contractmanagement en het gebruikte systeem. Dit blog weidt uit wat er komt kijken bij contractmanagement voor het Sociaal domein, en waarom een SaaS-oplossing ideaal werkt.

Sociaal domein

De inkoop van het Sociaal domein in de voorgaande aanbestedingsronde kenmerkt zich doordat er percelen worden aangeboden waarbij (contract)voorwaarden al op voorhand via marktconsultaties met aanbieders zijn afgestemd en getoetst. De zorgaanbieder schrijft zich vervolgens  in op het relevante perceel en de gewenste producten en maakt zich zo beschikbaar voor het toewijzen van zorg.

Het CMS binnen het Sociaal domein zal vooral gebruikt worden om dossiers te vormen waarin gebruikservaringen, evaluaties, en afspraken met leveranciers worden bijgehouden. Alle consulenten van de deelnemende gemeenten kunnen bijdragen aan het dossier van een zorgaanbieder en haar contracten, om zo gezamenlijk de kwaliteit van de aangeboden zorg in het Sociaal domein te kunnen optimaliseren. Zowel tijdens als na de implementatie helpt Coppa de gemeenten om deze doelstelling te realiseren door de inrichting van het CMS af te stemmen op de wensen van de gemeenten.

VendorLink

De gemeenten hebben gekozen voor VendorLink als CMS. VendorLink is een SaaS-oplossing die voor alle gebruikers via een webpagina bereikbaar is. De contractmanagers nodigen alle consulenten (ruim 500) van de 12 deelnemende gemeenten uit om klachten, notities, en evaluaties via VendorLink te delen. De consulenten kunnen gemakkelijk vanaf iedere computer een zorgaanbieder of contract opzoeken en hun ervaring delen. De contractmanagers nemen de dossiers die op deze manier gevormd worden mee naar de periodieke evaluaties met de zorgaanbieders, of grijpen direct in wanneer nodig.

Omdat de gecontracteerde zorgaanbieders en hun contracten regelmatig wijzigen is het cruciaal dat de contract- en leveranciersinformatie up-to-date wordt gehouden. VendorLink kan via een uitdraai van het aanbestedingssysteem periodiek ingelezen of handmatig bijgehouden worden.

Extra toepassingen

Andere mogelijkheden die VendorLink biedt zijn de leveranciersbeoordeling en de supplier portal, een methode om via een workflow te kunnen communiceren met vele leveranciers tegelijk. Periodiek kan via VendorLink een leveranciersbeoordeling worden verstuurd die automatisch in het dossier van die zorgaanbieder wordt opgeslagen. Met de supplier portal worden gegevens of documenten uitgevraagd bij meerdere leveranciers tegelijk en direct opgeslagen in hun dossier.

Het succes van het contractmanagement valt of staat met de input van de gebruikers. Zodra zij de contractmanagers kunnen vinden voor periodieke evaluaties en alledaagse ervaringen kunnen 12 gemeenten samen werken aan de kwaliteit van de aangeboden zorg in het Sociaal domein. Een SaaS-oplossing kan dit optimaal ondersteunen,  op voorwaarde dat het juist geïmplementeerd en ingericht wordt.

INGEDEELD ONDER: , , , , , , , , , , | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Have a little faith in me

Toegevoegd op 04-05-2017 13:02:24 | Door

In een wereld waarin klanten en leveranciers steeds makkelijker op afstand en online kunnen worden gevonden zijn talloze partijen te vinden om zaken mee te doen. Vele partijen kennen we bij naam, of zijn we eerder mee in contact gekomen, en van andere partijen hebben we nog nooit gehoord. Om met partijen die we niet goed kennen of niet volledig kunnen vertrouwen zaken te kunnen doen, dekken we ons goed in door middel van contracten.

Contracten zijn afspraken, vaak in de vorm van een document, die meerdere partijen zijn overeengekomen om samen voor alle partijen waarde te creëren. Tussen dezelfde partijen kunnen meerdere contracten actief zijn, en het geheel aan afspraken en onderlinge ervaringen vormt de relatie tussen die twee partijen.

Maar wat als de andere partij geen vertrouwen in jou heeft, of als het contract voor de ander te weinig waarde creëert? Dan zul je de ander moeten verleiden om toch tot een overeenkomst te komen. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Je kan referenties aandragen, zodat je betrouwbaar overkomt, of je kan strengere contractvoorwaarden aandienen, zodat het risico voor de ander lager wordt of je meer waarde voor de andere partij creëert. Dit kan zeker van invloed zijn op de prijsafspraken!

Een goede relatie is er één waarin vertrouwen wordt opgebouwd door het nakomen van afspraken en het wederzijds realiseren van toegevoegde waarde. De meest waardevolle contracten ontstaan dan ook uit goede relaties. Bij goed relatiebeheer leidt dit dus tot een opwaartse spiraal. Om deze opwaartse spiraal te realiseren moeten beide partijen zich er van bewust zijn dat de spiraal alleen kan bestaan bij wederzijds profiteren van de relatie. Wat je hier uit kan concluderen: je haalt meer waarde uit je contracten als je bekend staat als een betrouwbare partij en een goede relatie!

En wat als het je gelukt is een contract af te sluiten? Een contract maakt nog geen relatie. Waar het doel is om zo gunstig mogelijke contracten af te sluiten om je bedrijfsvoering te optimaliseren, is het zaak om vertrouwen te kweken bij je relaties en niet eenzijdig van de relatie te profiteren. Weet je de ander te verleiden om tot een contract te komen, dan heb je één kans om deze goodwill te gebruiken. En hoe kom je na het afsluiten van dat ene contract in de opwaartse spiraal? Het antwoord: contractmanagement.

INGEDEELD ONDER: , , , , , , , | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Willem Hoek

Sociale media

 

Tags

ziekenhuis bas bouwman Junior consultant inkoopsamenwerking worldclasshealthcare ok-benchmark contractmanagement Audit besparingen duurzaam mvo mvi patientenlogistiek ziekenhuizen inkoop