Blogs

Sorry, maar wát moeten we inkopen?!

Toegevoegd op 25-04-2012 09:16:37 | Door

Dat managers er een eigen taal op na houden is bekend. Management speak is de term, en “deze leunt zwaar op het Engels en heeft ingebouwde eufemismen, waardoor deze zich goed leent voor ontwijkende antwoorden”, aldus wikipedia.

Lastig, ik houd namelijk wel van transparantie, openheid, en het simpelweg zeggen waar het op staat, waarom zou je er omheen draaien. Managers blijken echter nog heilig in vergelijk tot de sector waar vakjargon in zijn ergste vorm terug komt: de ICT sector.

Zou dat wellicht de reden zijn dat communicatie met ICT-ers soms onmogelijk lijkt? Of dat een afdeling ICT zijn eigen koers vaart en bemoeienis vanuit een inkoopafdeling niet hoeft te tolereren? Zet er een inkoopmanager tegenover die in management speak tracht uit te leggen waarom er betrokkenheid vanuit Inkoop dient plaats te vinden, en de ellende is compleet. Terwijl getekende offertes met de meest ongunstige voorwaarden richting leveranciers gaan krijgt Inkoop maar geen voet tussen de deur bij de afdeling ICT. Daar waar dan toch samenwerking tot stand komt zal de inkoper confuus de voorbespreking uit lopen om de rest van de dag ICT vakjargon en afkortingen te Googelen. Het loopt zo uit de klauwen dat zelfs ICT-ers referentielijstjes met acroniemen erop nahouden.

Maar er is ook goed nieuws: de nadelen van de opgeworpen communicatiemuur worden zo langzamerhand onderkend, en er vindt bij steeds meer organisaties een ontmanteling van Berlijnse proporties plaats. Met toenemende druk op ICT budgetten kan men het geduld opbrengen om voorlopig toch maar in Jip en Janneke taal te spreken. Er vindt kennisopbouw plaats, de Inkoper wordt wegwijs gemaakt in de magische wereld van ICT, en een vruchtbare samenwerking tussen ICT en Inkoop is geboren. Binnen no-time loopt er een ICT inkoopspecialist binnen de gelederen van Inkoop rond die weet dat Gartner in geen enkele relatie staat tot Groenonderhoud. Een inkoper die niet van zijn stuk te brengen is door vakjargon en acroniemen.

Dat de inkoper door ICT in de specificatiefase al wordt betrokken, zover zijn we nog niet, maar er wordt in ieder geval nagedacht over de manier waarop we specificeren en de effecten hiervan op het commerciële traject waar Inkoop haar toegevoegde waarde moet kunnen waarmaken. In plaats van “we zijn back-up capaciteit aan het gebruiken voor productie, dus die NAS uitbreiding hebben we nu nodig”, wordt Inkoop de ruimte gegeven voor marktverkenning, het bepalen van de inkoopstrategie, het uit onderhandelen van een contract, of het ten uitvoer brengen van een aanbesteding zoals inkoop deze voor ogen heeft.

Let wel, leveranciers zullen er alles aan doen om die achterdeur open te houden. “Inkoop doet afbreuk aan de relatie”, “het lijkt wel of er alleen maar naar kosten gekeken wordt”, of, een van mijn favorieten: “het is allemaal erg complexe materie, dus een vergelijk is eigenlijk niet mogelijk..”. Dit kan zo ver gaan dat een fabrikant dreigt haar special bid in te trekken. Je zou maar uit moeten gaan van je eigen kracht, en daadwerkelijk concurreren. Jaren ‘relatiebeheer’ volledig teniet gedaan. Laat je als inkoper er niet door van de wijs brengen. Iedere verandering gaat niet zonder slag of stoot, zeker niet wanneer deze ten koste gaat van winstmarge.

INGEDEELD ONDER: , , | THEMA:  Inkoopsamenwerking, | PROJECT:  Geen

De vrijwillige brandweer

Toegevoegd op 11-04-2012 12:40:45 | Door

Het eerste wat relaties die haar inkoopafdeling ‘verder’ willen professionaliseren op tafel leggen, is een mooi gebonden inkoopbeleid inclusief plannen voor wat ze willen gaan doen, hoe ze het willen gaan doen en wat dat allemaal wel niet gaat opleveren. Een blik op de datum van het document bevestigt wat doorgaans mijn ervaring is, het ligt al geruime tijd stof te vangen. De bijbehorende toelichting luidt: ”We zijn er niet aan toegekomen, jammer maar helaas”. 

Voornaamste reden: de organisatie zit vol met pyromanen die uiterst effectief de aanwezige inkoopcapaciteit dwingen om als brandweerman op te treden. Hele trajecten worden door interne klanten doorlopen om vervolgens op het laatste moment het geheel bij inkoop te deponeren. Immers, afspraak is afspraak: betrokkenheid vanuit inkoop is in een procedure vastgelegd.

De interne klant zet met een glimlach alles nog even in de hens; we hebben het nu(!) nodig: “Zet het maar meervoudig onderhands uit indien het beleid meerdere offertes verplicht, en laat die Alcatel termijn maar achterwegen, geen tijd voor”. Boven de aanbestedingsgrens? We weten de opdracht vast zo in te delen dat we eronder blijven of doen even of ons neus bloedt. 

En daar gaat inkoop, helm op, pak aan, uitrukken en blussen voordat de interne klant op directieniveau  meldt dat het traject stagneert bij Inkoop.

Niet herkenbaar? Mooi, prijs je gelukkig dat je je echt kunt bezighouden met het inkoopvak.

Nu is het herkauwen van het brandblus fenomeen van weinig toegevoegde waarde ware het niet dat inkooptrajecten alleen maar complexer en omvangrijker worden, zo ook de effectiviteit van pyromanen. Frustratie op inkoopafdelingen groeit rechtevenredig met de toename van inkoop managementinformatie omdat steeds beter inzichtelijk wordt wat we hadden kunnen doen, maar er geen grip op krijgen.

Vaak is het zo dat inzicht alleen onvoldoende is om de interne klant te ondersteunen bij de inkoop van specialismen zoals als vaak het geval bij de inkoop van ICT. Kortom het gaat ook om de kunde en ervaring: in het geval van ICT is de interne klant die nu vaak zelf inkoopt gebaat bij een counterpart met kennis van zaken.

Om het sein: “Brand Veilig” te kunnen geven is de inhuur van een externe specialist een uitkomst. Tenminste, zolang de externe professional ook als vrije man wordt ingezet en niet een helm en brandwerend pak meekrijgt.

 

INGEDEELD ONDER: | THEMA:  Inkoop, | PROJECT:  Geen

ICT van knelpunt via strategisch naar hefboom

Toegevoegd op 24-06-2011 11:20:42 | Door

De inkoper onder ons herkent gelijk de Kraljicmatrix in de titel van dit blog. De ICT-er onder ons blijft waarschijnlijk hangen bij het woord strategisch. De bestuurder overstijgt de materie en ziet middels ICT en domotica de mogelijkheden om de zorg betaalbaar te houden. De Raad van Toezicht denkt aan onbeheersbare projecten uit het verleden waar menig bestuurder over gevallen is. Als een duveltje uit een doosje beginnen ziekenhuizen te vragen om een ICT inkoopscan met als doel om de kosten voor ICT te reduceren. Leuk voor ons maar waar liggen de kansen?

De kosten voor ICT stijgen en blijven stijgen waardoor de financiële impact op de organisatie groot is. 15 jaar geleden, toen de kosten nog te overzien waren maar de afhankelijkheid groot was, hadden we te maken met een knelpunt productgroep. Ten onrechte wordt vandaag de dag het toeleverrisico nog steeds hoog in geschat. Enige differentiatie is hier op zijn plaats. ICT omvat nogal wat en daarom is het handig om te categoriseren naar: telefonie en internet, hardware, infrastructuur, business applicaties en office applicaties. Hieronder staan kort een paar ontwikkelingen per subcategorie uitgewerkt.

Er is nagenoeg geen onderscheid meer tussen (mobiele) telefonie & internet. Er zijn voldoende aanbieders die marktwerking mogelijk maken: hefboom. Ten aanzien van webdesign concluderen we dat er sprake is van globalisering en opensource strategieën die leiden tot kostenreductie in termen van decimeren.
Hoewel ICT-ers vaak erg merkgevoelig zijn qua hardware, is ook functioneel specificeren hier mogelijk. Door bundeling van het volume over 2 tot 3 jaar, liggen hier kansen door goed gebruik te maken van marktwerking.
Ten aanzien van de Infrastructuur zien we een aantal interessante trends; het nieuwe werken en ‘bring your own device’. Gevolg hiervan is dat er meer eisen gesteld worden aan de infrastructuur qua connectiviteit, snelheid, beschikbaar en veiligheid. In tegenstelling tot wat je zou verwachten krijgt infrastuctuur een meer strategisch karakter.
Business applicaties kunnen worden onderverdeeld in medisch gerelateerd en standaard business applicaties als SAP en Oracle. De jaarlijkse kosten worden, nagenoeg altijd, bepaald bij aanschaf van de applicatie. We zien opvallende verschillen bij zowel medische applicaties als business applicaties voor jaarlijkse licentie kosten, onderhoud (updates en upgrades) en uurtarieven. Er is voldoende marktwerking mogelijk (hefboom) mits inkoop aan het begin van het traject aan tafel zit.
Ten slotte zien we bij office applicaties dat de Microsoft hegemonie er toe leidt dat zelfs Apple met MS Office wordt uitgerust. De enige echte hoop ligt bij opensource oplossingen; knelpunt.

Er liggen dus volop kansen omdat een aantal subcategorieën zijn verschoven van strategisch naar hefboom. Tijd om, net als Bill Gates, te cashen!

Dit blog is tot stand gekomen in samenwerking met mijn collega Bas Bouwman.

INGEDEELD ONDER: , , , , , , , | THEMA:  Inkoop, | PROJECT:  Identificeren besparingen ziekenhuis Rivierenland,

Rene Daniels

Sociale media

 
   

Laatste Tweets

Tweets

No tweets were found.

Tags

ziekenhuis bas bouwman Junior consultant inkoopsamenwerking worldclasshealthcare ok-benchmark contractmanagement Audit besparingen duurzaam mvo mvi patientenlogistiek ziekenhuizen inkoop