Blogs

Van uitstel komt afstel? Elektronisch aanbesteden moet!

Toegevoegd op 29-03-2016 09:09:46 | Door

In overheidsland weten we inmiddels al geruime tijd dat het aanbesteden verplicht digitaal moet gaan gebeuren. Al in 2011 kondigde de Europese Commissie aan te streven naar een volledig digitale inkoop door aanbestedende diensten. In de Digitale Agenda voor Europa en het Actieplan inzake e-overheid 2011-2015 wordt aangegeven dat hierin een belangrijke rol wordt gezien in het creëren van één Europese markt. Ondanks deze duidelijke woorden, zien we dat slechts 5 tot 10% van de aanbestedingsprocedures in de EU middels elektronisch aanbesteden verlopen. In Nederland staan we er gelukkig niet zo slecht voor. Een aantal organisaties hebben zodra zij hiertoe de mogelijkheid kregen de overstap gemaakt naar elektronisch aanbesteden. Uit de cijfers van TenderNed over 2015 blijkt dat 69% van de aanbestedingen volledig digitaal zijn aanbesteed.[1] Bijna de helft van deze aanbestedingen verliepen via TenderNed, de overige via andere systemen zoals Negometrix, CTM Solution, Aanbestedingskalender of Commerce Hub.

Lange tijd is er onduidelijkheid geweest over het hoe, wat en wanneer aanbestedende organisaties over moeten op elektronisch aanbesteden. Persoonlijk vind ik het erg zonde dat 31% van de aanbestedende diensten klaarblijkelijk wachten tot het feitelijk verplicht is. Dit terwijl het elektronisch aanbesteden veel voordelen met zich mee brengt. Maar vanaf 1 juli 2017 moeten opdrachten boven de Europese drempelwaarden eindelijk allemaal verplicht de gehele inkoop procedure digitaal laten verlopen. Om dit te kunnen doen, moet de inkoopafdeling beschikking hebben over een van de aanbestedingsplatforms zoals bovenstaand genoemd.

Selectie en implementatie
Het implementeren van een aanbestedingsplatform is weliswaar niet zo ingewikkeld als een ERP systeem, maar behelst meer dan het invullen van een aanmeldingsformulier. Om goed voorbereid vanaf 1 juli 2017 volledig elektronisch aan te besteden, adviseren wij daarom de overige 31% zo snel mogelijk te starten met de selectie van een van de systemen en vervolgens het implementatie traject.

Het voordeel van een tijdige start is dat, samen met een ervaren adviseur, een gedegen selectie en implementatie traject doorlopen kan worden. Bij de selectie van het systeem wordt gelet op de gewenste functionaliteiten en op de ICT componenten (data beveiliging, SLA, uptime garanties, exit plan, etc.). Na een gedegen selectie kan worden gestart met de implementatie. Door ruim voor 1 juli 2017 te starten, kan men nu nog kiezen voor een gefaseerde implementatie, waarbij niet direct alle aanbestedingen via het platform hoeven te verlopen.  In het implementatieplan stel je samen met de vertegenwoordigers uit de organisatie (ICT, F&C, Juridische zaken en een aantal eindgebruikers) vast binnen welke planning de deliverables met behulp van de benodigde resources worden opgeleverd.

Graag helpen we u bij de selectie en implementatie van het juiste aanbestedingsplatform voor uw organisatie. Uiteraard kan dit ook als u helemaal niet aanbestedingsplichtig bent. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Moekotte 06-19423883 of kim.moekotte@coppa.nl.

[1] Aanbestedingscijfers 2015, 26 januari 2016, https://www.tenderned.nl/aanbestedingscijfers-2015

INGEDEELD ONDER: , , , | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Uitdagend vraagstuk blijkt te uitdagend

Toegevoegd op 06-07-2015 09:08:58 | Door

Het UMC Utrecht heeft op 6 juni 2015 een aanbesteding uitgezet voor medische hulpmiddelen. De scope van de aanbesteding, met een geraamde omzetwaarde van 16 miljoen euro, behelst 72 verschillende typen medische hulpmiddelen. Het UMC Utrecht spreekt in haar aanbestedingsleidraad van een uitdagend vraagstuk, waarmee zij voor ogen heeft een raamovereenkomst te sluiten. De aanschaf van 20.000 verschillende hulpmiddelen wordt hiermee van 520 leveranciers naar één of een zeer beperkt aantal teruggebracht.

Het is absoluut een mooie prestatie van het UMC Utrecht dat het gelukt is om met haar interne stakeholders een aanbesteding uit te schrijven van dit formaat. Het aantal interne stakeholders is dusdanig groot, dat de betrokken inkopers ongetwijfeld sterk in hun schoenen moeten hebben gestaan. Het uitzetten van aanbestedingen binnen de categorie medische hulpmiddelen gebeurt doorgaans per productcategorie. In deze aanbesteding heeft UMC Utrecht van de door haar opgedeelde 95 productcategorieën,  in een keer 72 productcategorieën uitgevraagd.

Van een uitdagend vraagstuk kan men zeker spreken. Een synoniem voor uitdagend is baldadig of provocerend. Deze woorden sluiten beter aan bij de wijze waarop diverse leveranciers de aanbesteding van het UMC Utrecht hebben opgevat. Dit heeft geleid tot een kort geding waarbij drie leveranciers; Medtronic, Covidien en St. Jude, het onmiddellijk staken en heraanbesteden van de opdracht hebben gevorderd.[1]

Waar ging het mis?

De rechter heeft geoordeeld dat de aanbesteding op drie punten niet aan de Aanbestedingswet 2012 voldoet en gaat in haar vonnis mee met de eis van de leveranciers. UMC Utrecht dient de huidige aanbesteding te staken en een heraanbesteding te organiseren conform de regels en beginselen van het aanbestedingsrecht. De drie punten die hieraan ten grondslag liggen zijn de wijze waarop de opdracht wordt gespecificeerd (art. 2:76 Aanbestedingswet 2012), de regels omtrent een transparante aanbestedingsprocedure (art 1.9 Aanbestedingswet 2012) en het clusterverbod (art. 1.5 Aanbestedingswet 2012). Ik zal hieronder kort toelichten wat dit inhoudt.

Specificeren – identieke producten

Het UMC Utrecht heeft in haar aanbesteding gevraagd om identieke producten, waarbij een verwijzing naar een fabricaat of merk is gedaan. Een dergelijke verwijzing is enkel toegestaan wanneer een voldoende nauwkeurige en begrijpelijke beschrijving van de opdracht anders niet mogelijk is. Daarnaast moet de leverancier altijd in de gelegenheid worden gesteld om een gelijkwaardig product aan te bieden.

Transparantie

Voor de totale opdracht van 72 productcategorieën zouden één of meerdere leveranciers worden geselecteerd voor het sluiten van een overeenkomst. Het is hierbij niet vastgesteld hoe de opdracht eventueel zou worden verdeeld. Doordat de inschrijvers op voorhand niet kunnen inschatten welke producten zij mogen leveren, weten zij ook niet of zij zich inschrijven tegen een reële prijs. Een en ander hangt immers af van de ranking en het aantal partijen waarmee uiteindelijk een raamovereenkomst gesloten wordt.

Het Clusterverbod

In artikel 1.5 van de Aanbestedingswet 2012 is een zogeheten clusterverbod opgenomen. Volgens dit verbod is het niet toegestaan opdrachten ‘onnodig’ te clusteren. Dit om ook de kleinere leveranciers de kans te geven in te schrijven voor de opdracht. Cluster je toch, dan dien je rekening te houden met de invloed hiervan voor het mkb, de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging en de samenhang tussen de geclusterde opdracht.

Om te voorkomen dan de opdracht onnodig wordt geclusterd, maar je deze toch in één aanbesteding kan verwerken, zal je de totale opdracht in percelen moeten opdelen. Wil je dit niet, bijvoorbeeld omdat de onderdelen een logische samenhang hebben en daarom onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen van de opdracht zijn (Gids Proportionaliteit, p. 18), dan is clustering toegestaan. In de aanbestedingsstukken zal de keuze hiertoe moeten worden gemotiveerd.

Hoewel uit recente rechtspraak geconcludeerd kan worden dat het clusterverbod redelijk eenvoudig ‘omzeild’ kan worden door dit enigszins te motiveren in de aanbestedingsstukken[2], blijkt het motiveren van een clustering van 72 verschillende productgroepen niet eenvoudig. Anders dan we zagen in de uitspraak van de voorzieningsrechter van 22 november 2013[3], wordt de motivering waarin enkel de behoefte van de aanbestedende dienst om logistieke en administratieve efficiencywinst te behalen niet als afdoende beoordeeld.

Too good to be true

Eén grote raamovereenkomst voor het leveren van praktisch alle medische hulpmiddelen, van pleisters tot pacemakers. Als inkoper kun je hier van dromen; je contract compliance schiet omhoog en het besparingspotentieel is royaal. Dat leveranciers bij dit pakket de nodige bezwaren voeren was wel te verwachten en is ook niet geheel onterecht natuurlijk. Desondanks chapeau voor de poging van het UMC Utrecht.

[1] Vzr. Rb Midden-Nederland 19 juni 2015, ECLI:NL:RBMNE:2015:4685 Medische Hulpmiddelen UMC Utrecht

[2] Zie bijvoorbeeld ECLI:NL:RBMNE:2013:5763 of Advies 53 van de Commissie van Aanbestedingsexperts

[3] Vzr. Rb Midden-Nederland 22 november 2013, ECLI:NL:RBMNE:2013:5763 Xafax/Universiteit van Utrecht

INGEDEELD ONDER: | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Nieuwe release: Algemene Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg 2014

Toegevoegd op 22-09-2014 18:21:58 | Door

‘De vorige Algemene Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg (AIVG) uit 2002 waren aan een grondige herziening en vernieuwing toe! En nu zijn er dan ook nieuwe!’ Aldus de mail van de NEVI, d.d. 1 september 2014.

Yes! Eindelijk! De nieuwe aanvullende inkoopvoorwaarden gezondheidszorg 2014 (hierna AIVG 2014) zijn opgesteld. De vorige versie, daterend uit 2002, zijn met de ontwikkelingen in de gezondheidszorg alles behalve up to date. De nieuwe voorwaarden zijn gebaseerd op de voorwaarden vanuit de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU), aldus NEVI. Een vergelijk van beide documenten maakt dat ik ‘zijn gebaseerd op’ wat vriendelijk verwoord vind. De AIVG 2014 is voor ongeveer 85% identiek aan de voorwaarden vanuit de NFU. Dit zegt uiteraard niets over de inhoud, maar nieuw kan ik ze daarmee niet noemen.

De voorwaarden vanuit de NFU zijn mijns inziens een goede en redelijk complete set inkoopvoorwaarden. Wat dat betreft is het zeker niet onterecht dat deze zijn gebruikt als basis voor de AIVG 2014. Echter, waar de AIVG 2002 zijn leesbaarheid dankt aan de beperkte verdieping, probeert de AIVG 2014 iedere uitzondering op de regel te benoemen. Naast de verdieping zien we een aantal inhoudelijke aanpassingen. Onderstaand worden een aantal van deze opvallende aanpassingen benoemd. Om niet de uitgebreide tendens van de AIVG 2014 te volgen, beperkt ik mij tot twee opmerkelijke nieuwe artikelen en één punt dat in mijn optiek absoluut ontbreekt. Samenvattend kan gesteld worden dat de uiterst vriendelijke, toegeeflijke houding jegens de leveranciers tot het verleden behoort. De AIVG 2014 hanteert een lik op stuk beleid met de nodige boetes tot gevolg.

De ingebrekestelling
Wanneer een leverancier niet in staat is tijdig te leveren, dient de opdrachtgever hier tegen te ageren middels een ingebrekestelling. In de ingebrekestelling wordt een nieuwe termijn bepaald waarvoor de leverancier dient te presteren. Lukt dit de leverancier niet, dan is de leverancier in verzuim en kan de opdrachtgever de overeenkomst ontbinden. De AIVG 2014 maakt korte metten met de ingebrekestelling en bepaalt dat de leverancier onmiddellijk na het uitblijven van de prestatie in verzuim is. Bovendien is de leverancier een boete van 10% van de overeengekomen prijs verschuldigd. Het achterwege laten van de ingebrekestelling sluit een ‘tweede kans’ van de leverancier uit. Wanneer een leverancier altijd naar tevredenheid heeft gepresteerd, getuigd het onthouden van een tweede kans naar mijn smaak van een houding die op weinig inlevingsvermogen gestoeld is.

Duurovereenkomst
De opzegtermijn voor een duurovereenkomst wordt in de AIVG 2014 vastgesteld op 3 maanden. Een opzegtermijn voor duurovereenkomsten wordt niet genoemd in de wet. De eisen van redelijkheid van billijkheid, in verband met de aard en inhoud van de overeenkomst en de omstandigheden van het geval, kunnen echter met zich meebrengen dat de opzegging enkel mogelijk is als daar een voldoende zwaarwegende grond voor bestaat. Of bij toepassing van de AIVG 2014 de genoemde opzegtermijn stand houdt, valt te bezien.

Wet Arbeid Vreemdelingen
Waar de AIVG 2014 niet in voorziet, is een artikel met betrekking tot de vergunning conform de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). Het werkgeverschap in het kader van de Wav is dusdanig breed, dat een opdrachtgever als werkgever wordt aangemerkt, ten aanzien van iedere vreemdeling die feitelijk voor hem arbeid verricht. Het ontbreken van een tewerkstellingsvergunning kan een bestuurlijke boete opleveren tot wel 12.000 euro. Reden genoeg om hier ‘iets’ over te roepen in de algemene inkoopvoorwaarden. Bij het toepassen van de AIVG 2014, zal dit onderwerp in de overeenkomst met dienstverlener zelf vervat moeten worden.

De overeenkomst
De AIVG 2014 is goed toepasbaar als algemene inkoopvoorwaarden, mits een op te stellen overeenkomst hier op aanvult. Het blijft primair van belang goede overeenkomsten te sluiten. Om er zeker van te zijn dat de overeenkomst een vertaling van de gewenste prestaties betreft, is het aan te raden een ervaren inkoper of jurist in te schakelen. Voor een deskundig advies kunt u contact opnemen met Coppa via kim.moekotte@coppa.nl.

 

 

INGEDEELD ONDER: , , , , | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Kim Moekotte

Sociale media

 
 

Laatste Tweets

Tweets

Tags

ziekenhuis bas bouwman Junior consultant inkoopsamenwerking worldclasshealthcare ok-benchmark contractmanagement Audit besparingen duurzaam mvo mvi patientenlogistiek ziekenhuizen inkoop

    Projecten

  • Implementatie Proquro

    In overheidsland weten we inmiddels al geruime tijd dat het aanbesteden verplicht digitaal moet gaan gebeuren. Al in 2011 kondigde

  • Overnemen van inkoopfunctie

    In overheidsland weten we inmiddels al geruime tijd dat het aanbesteden verplicht digitaal moet gaan gebeuren. Al in 2011 kondigde