Verlengde arm

Toegevoegd op 11-05-2012 14:32:51 | Door Bas Bouwman

Afgelopen week was ik voor  twee opdrachtgevers, ziekenhuizen, bezig met de inkoop van hechtdraad. Zoals in elk inkoopproject stel je een multidisciplinair team samen dat gezamenlijk tot een goed Pakket van Eisen komt. Meestal heeft de gebruiker daarin een prominente rol. In beide ziekenhuizen ontstond er enige vorm van discussie over de rol van OK assistent als materiedeskundige.

Wat blijkt: het is niet altijd de medisch specialist die de patiënt weer dichtnaait na een ingreep maar ook wel eens de OK assistente en zeker de Coassistent. Voor de duidelijkheid hebben we het hier over het hechten van de huid aan het eind van de operatie. Nu staat in de wet BIG artikel 1, vrij vertaald,  dat dit soort ingrepen zijn voorbehouden aan medici. Gelukkig bestaat er nog zoiets als een `verlengde arm theorie` waardoor de zorg uitvoerbaar blijft. Immers zolang als er een tekort is aan medici moeten wij voorzichtig omspringen met de schaarse tijd die een medicus beschikbaar heeft.

Interessant is natuurlijk wel het kosten aspect. Want rekent het ziekenhuis nu een specialisten tarief voor het laatste deel van de ingreep of die van een OK assistent of Coassistent. Feit blijft dat de arts verantwoordelijk is maar mag deze daardoor ook zijn medisch specialisten tarief in rekening brengen? Het is in ieder geval een actueel thema gezien de berichtgeving over fraude in de volkskrant d.d.  10 mei 2012. Naar mijn mening kunnen ziekenhuizen niet hetzelfde tarief als die voor een medisch specialist doorbereken, een lager tarief lijkt me gepaster en wenselijker. Sterker nog: vanuit inkoopperspectief zou ik een claim neerleggen bij een leverancier die werk laat uitvoeren door een niet gekwalificeerd persoon en een tarief rekent voor een gekwalificeerde professional.

De verlengde arm theorie maakt de zorg in ieder geval werkbaar en betaalbaar. De enige uitdaging die ik nu heb is om te bepalen wie nu de materiedeskundige is : de OK assistent en/of de medisch specialist en hoeveel zeggenschap ze in het multidisciplinaire team krijgen voor wat betreft de inkoop van hechtdraad?

INGEDEELD ONDER  BIG, contract compliancy, hechtdraad, verlengde arm, ziekenhuis, zorgverzekeraar | THEMA:  Inkoop, Patientenlogistiek, Contract compliancy, | PROJECT : Geen

Standaardisatie, het klinkt zo simpel

Toegevoegd op 25-08-2011 12:55:37 | Door Bas Bouwman

Een aantal jaar geleden ben ik betrokken geweest bij het ontwikkelen van het Regionaal Distributie Centrum van DSV in Zuid Limburg. Mijn opdracht was namens de drie ziekenhuizen: Maastricht UMC, Atrium MC en Orbis de juiste logistiek dienstverlener selecteren en contracteren en uiteraard de drie ziekenhuizen op één lijn houden. Dat laatste was nog een grotere klus dan het eerste. Oorspronkelijk hadden de drie ziekenhuizen het idee dat door het hebben van een gezamenlijk magazijn er minder artikelen op voorraad gehouden konden worden met alle efficiency voordelen van dien. Een nadere analyse leerde dat minder dan 2% van de artikelen in alle drie de ziekenhuizen gebruikt werden. Recentelijk hebben wij voor DSV en de drie ziekenhuizen een detail analyse uitgevoerd om te kijken waar gestandaardiseerd kon worden en welke kosten voordelen dit zou opbrengen en die zijn er! De hamvraag in dit alles is en blijft: hoe kom je tot standaardisatie? Op die vraag wil ik ingaan in dit blog.

Een beetje ziekenhuis koopt al gauw meer dan 20.000 verschillende artikelen, heeft meer dan 2000 artikelen op de plank liggen en kent meer dan 1,5 miljoen logistieke handelingen. Doel van ieder ziekenhuis is dat standaardisatie leidt tot kostenbesparingen zowel in de logistiek als in de inkoopkosten. De kosten voor een legbordlocatie bedragen circa € 20 en € 50 per jaar. Het loont dus om niet twee blauwe balpointpennen naast elkaar op het schap te leggen. Nu is het voorbeeld van pennen eenvoudig en zeker als ze naast elkaar liggen. Maar wat nu als het gaat over artikelen met een andere artikelnaam, van een andere firma, verspreid over meerdere functionele afdelingen of zelfs meerdere ziekenhuizen? Dan is het handig om gestructureerd te werk te gaan. Hiervoor gebruiken wij de volgende methode.

Hieronder is onze standaardisatie methodiek kort uiteen gezet. Op de eerste plaats is het handig om een framework te hebben en die helpt om besluiten te nemen ten aanzien het gebruik en op voorraad houden van artikelen. Het eerste besluit dat genomen moet worden is de scope van de artikelen. Zijn dit alle artikelen of alleen de artikelen die via het logistiek systeem worden besteld of alleen de magazijn artikelen. Moet er samengewerkt worden met partners in een inkoopcombinatie of met ziekenhuizen die ook klant zijn van de logistiek dienstverlener? Afhankelijk van de scope is het belangrijk om alle stakeholders of gebruikers te vertegenwoordigen in de workshop.

Vervolgens wordt in de analyse fase de data verzameld in een datawarehouse en ingedeeld per productgroep. Hiervoor wordt de AOC indeling gebruikt. Per groep wordt geanalyseerd welke artikelen overlappen. Vervolgens wordt gekeken voor welke artikelen substitutie mogelijkheden er zijn. Nu is daar enige vorm van artificiële intelligentie voor nodig die ik in het kader van dit blog buiten beschouwing laat.

In de derde stap wordt per productgroep gekeken wat de impact is op de substitutie. Dit wordt gedaan samen met de gebruikers waarbij de gebruikers middels argumenten kunnen aantonen waarom een bepaald artikel geen substituut is.  Vervolgens wordt per productgroep een strategie vastgesteld om te komen tot een daadwerkelijke substitutie. Deze strategie wordt vertaald in een plan van aanpak, een voorstel voor het beheer van artikel (o.a. betrekking tot mutaties) en een voorraadconcept (moet het artikel in het magazijn liggen of een koopartikel, is Vendor Managed Inventory een optie, moet het decentraal bevoorraad worden et cetera). Ten slotte wordt het geheel gepresenteerd aan het ziekenhuis ter accordering.

Hoe wel veel ziekenhuizen de mond vol hebben van standaardisatie, zijn er maar weinig ziekenhuizen echt mee bezig. Nu vraagt u zich af hoe weet je dat zo zeker? Het is een heleboel werk waartoe zich niet iedere logistiek manager zich geroepen of gemandateerd voelt. Als je wilt controleren of er in uw ziekenhuis sprake is van standaardisatie: heeft u minder dan 12.000 actieve artikelen en minder dan 800 artikelen op voorraad dan is dat een goede indicatie.

INGEDEELD ONDER  logistiek, RDC, Standaardisatie, ziekenhuis | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Onderzoek standaardisatie RDC,

Duurzaam inkopen in ziekenhuizen

Toegevoegd op 29-06-2011 22:29:20 | Door Overig

Duurzaamheid is in ziekenhuizen nog een couveusekindje. Duurzame inkoop heeft dan ook nog een lange weg te gaan. In een artikel in vakblad Deal! van december reik ik een stappenplan aan om duurzame inkoop, bottom-up, te realiseren. Klik op de link hieronder voor het artikel.

Artikel Deal! december 2010 MVI ziekenhuizen

From my previous posts on: http://edwinrutten.wordpress.com/, now available via the new Coppa site.

INGEDEELD ONDER  duurzaam, healthcare, inkoop, maatschappelijk, mvi, mvo, sscm, sustainable, ziekenhuis, ziekenhuizen | THEMA:  Duurzaamheid, | PROJECT : Geen

Subtiel verschil

Toegevoegd op 18-03-2011 13:42:39 | Door Bas Bouwman

Ons vakgebied loopt over van mooie termen als Maverick buying, cost tot spend ratio en compliancy. Termen die je, als je al net komt kijken in de wereld die inkoop heet, graag even wil ‘googlen’. Gevaarlijker zijn de termen inkoopadviseur en inkoper. Bij de eerste (inkoopadviseur) denk je dat ze bij een adviesbureau als Coppa werken, maar die worden dan weer consultant of inkoopprofessional genoemd. Bij de tweede (inkoper) mag je toch aannemen dat het een functionaris betreft die zich bezig houdt met inkopen en besparingen realiseren.  In dit blog wil ik graag ingaan op het subtiele verschil tussen de inkoopadviseur en de inkoper.

Inkoopadviseurs tref je voornamelijk aan bij de overheid of direct aan de overheid gelieerde instanties die moeten inkopen conform de richtlijnen voor Europees aanbesteden. Dit zijn professionals, vaak met een meer juridische achtergrond, die een interne klant kunnen adviseren over de wijze waarop zij het best de Europese aanbesteding kunnen insteken en die vervolgens als projectleider in staat zijn om de Europese aanbesteding daadwerkelijk te kunnen begeleiden. De inkoopadviseur levert daarbij minimaal de volgende documenten op: projectplan, aanbestedingsadvies, de concept en definitieve overeenkomst, de nota van inlichtingen, selectie en/of gunningscriteria  en alle correspondentie met en informatie verstrekking aan inschrijvers. De inkoopadviseur wordt gekenmerkt door organisatiesensitiviteit, klantgericht, resultaatgericht, anticiperen en (juridisch) oordeelsvorming. Ten slotte werkt de inkoopadviseur op verzoek van de interne klant en komt niet primair ongevraagd advies geven. Los van kwalitatief goed werk moet de inkoopadviseur zijn uren verantwoorden.

Inkopers tref je overal aan waar er sprake is van grofweg 20 miljoen euro inkoop per jaar. Een inkoper heeft meestal een groep interne klanten waarvoor hij verantwoordelijk is, gekoppeld aan bepaalde expertises zoals ICT inkoop.  Een inkoper krijgt een duidelijke besparingsdoelstelling mee die hij dat betreffende jaar moet gaan realiseren. Het maakt niet uit waar hij die besparing realiseert zolang  de uiteindelijke euro’s maar binnen de organisatie blijven. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van interne medewerking en van externe mogelijkheden op de markt, maar juist op dat snijvlak komt de inkoper tot zijn recht. Een inkoper reken je af op zijn besparingen en uiteraard moet zijn werk kwalitatief goed zijn.

De inkoopadviseur en de inkoper zijn beide functies die zich bezighouden met aanbestedingen, allebei kwalitatief goed werk moeten opleveren en goed samen moeten werken met interne klanten. Echter de inkoopadviseur volgt dus de behoefte van de interne klant daar waar de inkoper zijn eigen agenda samenstelt afhankelijk van waar de grootste kans op besparingen liggen. Dit laatste doet hij door het besparingspotentieel in euro’s te vermenigvuldigen met de kans dat de besparing ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt. Voorbeeld: De besparingen zijn significant als je in een ziekenhuis terug kan naar één leverancier van pacemakers middels een neutraal gespecificeerde aanbesteding. De kans dat je dat als inkoper voor elkaar krijgt is een stuk minder groot als het pacemakers betreft in plaats van kantoorartikelen

Als inkoopadviseurs zich gaan gedragen als inkopers dan zal dit de nodige weerstand oproepen omdat de inkoopadviseur ongevraagd (Europese) aanbestedingen wil opstarten. Als de inkoper zich gaat gedragen als een inkoopadviseur dan komen de inkoopbesparingen in het gedrang. Het is dus van wezenlijk belang om het onderscheid goed te benoemen en glashelder te zijn over wat je van een inkoper en een inkoopadviseur verwacht.

Voor de liefhebber: Wat is het verschil tussen een verwerver en een inkoper? Antwoord verkregen via Google: ‘Verwerver’ komt NIET voor in de Woordenlijst Nederlandse Taal van de Taalunie en de spellingwoordenlijst van OpenTaal. Dit wil niet zeggen dat het fout gespeld is. Woorden die niet vaak worden gebruikt, encyclopedische ingangen en woordgroepen worden niet of zelden opgenomen in deze lijsten.

INGEDEELD ONDER  bas bouwman, inkoopadviseur, inkoper, overheid, verwerver, ziekenhuis | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Geen

Duurzaamheid is in ziekenhuizen nog een couveusekindje.

Toegevoegd op 06-01-2011 13:31:40| Door

Duurzaamheid is in ziekenhuizen nog een couveusekindje. Duurzame inkoop heeft dan ook nog een lange weg te gaan. In een artikel in vakblad Deal! van december reikt consultant Edwin Rutten een stappenplan aan om duurzame inkoop, bottom-up, te realiseren. Het gehele artikel is te lezen op zijn blog over duurzaam supply chain management .

INGEDEELD ONDER  duurzaam, inkopen, mvi, mvo, zorg, ziekenhuis, nederland, maatschappelijk, inkoop,  | THEMA:  Inkoop, Duurzaamheid, | PROJECT : Geen

Eerste werkdag

Toegevoegd op 09-01-2011 20:49:50| Door Rene Sassen

Wat 1 februari had moeten gebeuren geschiedt morgen al - mijn eerste werkdag voor Coppa bij één van hun gerenommeerde klanten, het MC Leeuwarden. Morgen vroeg op en met frisse moed het avontuur tegemoet...!

INGEDEELD ONDER  inkoop, besparingen, ziekenhuis, werken-bij-coppa, zorg,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Interim inkoper MCL Leeuwarden en Tjongerschans,

Duurzaam Inkopen Zorg: wel groen - niet rijp!

Toegevoegd op 16-02-2011 16:14:37| Door

Op 4 februari had ik het genoegen om in samenwerking met het UMCU een workshop te verzorgen op het NEVI-zorgcongres 2011. Het thema luidde "rijp en groen". Mijn persoonlijke conclusie na twee workshops was een bevestiging van eerdere bevindingen: duurzaam inkopen is meer 'groen' dan 'rijp' in ziekenhuizen. Maar: enkele ziekenhuizen en zorginstellingen hebben reeds een voorzichtige start gemaakt en enkele Raden van Bestuur lijken een plekje voor het thema gevonden te hebben op de bestuursagenda. Door onze presentatie in te steken op MVI in de praktijk (mouwen opstropen en  aan de slag!), hebben we de aanwezigen hopelijk kunnen enthousiasmeren om werk te maken van duurzaam inkopen in de zorg. De aanwezige leveranciers zaten te popelen om hierin toegevoegde waarde te bieden! Dat sloot mooi aan bij een van onze kernboodschappen: gebruik de kracht van de leverancier om te komen met innovatieve en duurzame oplossingen! Dit vergt een brede blik en nieuwsgierige instelling van de inkopers. Ben je zo'n nieuwsgierige inkoper, check dan de presentatie op mijn Linked-in pagina voor enkele prikkelende vragen en overwegingen uit mijn deel van de presentatie.

INGEDEELD ONDER  mvi, zorg, ziekenhuis, ziekenhuizen, inkopen, duurzaam, maatschappelijk-verantwoord,  | THEMA:  Inkoop, Duurzaamheid, | PROJECT : Geen

Inkoop ontwikkelingsplan positief ontvangen

Toegevoegd op 18-03-2011 09:01:14| Door Bas Bouwman

Na een maand hard doorwerken, in de spiegel kijken, heftige discussies is het inkoopontwikkelingsplan woensdag aan de opdrachtgever gepresenteerd en positief ontvangen.

INGEDEELD ONDER  inkoopontwikkeling, professionaliseren, inkoop, ziekenhuis,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Inkoop Ontwikkelingsplan,

Coppa door AMC gevraagd om ook vervolgproject Optimaliseren OK-productie uit te voeren

Toegevoegd op 09-07-2011 08:11:58| Door Paul Gelderman

Na twee maanden hard doorwerken is fase 1 van het onderzoek dat Coppa binnen het AMC uitvoert afgerond. Een degelijke analyse van een uitdraai uit het ZIS over heel 2010 heeft ons veel inzicht gegeven over de optredende vertragingen, uitloop, annuleringen, starttijden, snijtijden en in- en uitleidingstijden. Dit is ook per specialisme uitgewerkt in heldere grafieken. Daarnaast zijn we twee weken op de OK zelf aanwezig geweest om verstoringen in de dagelijke executie van de planning te meten en te analyseren. Als derde component van ons onderzoek zijn we bij bijna alle specialismen gaan praten met de planners en bij de planning betrokken artsen. Dit heeft een goed beeld gegeven van hoe het gebruik van de OK wordt vormgegeven en gepland. Dit onderzoek heeft geresulteerd in het afgeven van een potentie waarmee de bezettingspercentage van de OK kan worden verhoogd, de uitloop kan worden bedwongen en het aantal annuleringen kan worden teruggebracht. De opdrachtgever heeft Coppa gevraagd de oplossingsrichtingen verder te concretiseren en een implementatieplan op te stellen waarmee we het vervolgtraject om de verbeteringen ook te realiseren kunnen gaan begeleiden. Een grote uitdaging om niet alleen de analyse te mogen uitvoeren maar ook om invloed te kunnen hebben op de realisatie van onze adviezen.

INGEDEELD ONDER  amc, ok-optimalisatie, patientenlogistiek, ziekenhuis-omzet,  | THEMA:  Patientenlogistiek, | PROJECT : AMC Optimaliseren Doelmatigheid Operatiecentrum,

Order videotorens deze week de deur uit

Toegevoegd op 09-08-2011 13:36:57| Door Rene Sassen

Na een zorgvuldig aanbestedingstraject is vandaag de leveringsopdracht / order verstuurd naar Stopler. Interne klant tevreden, ik tevreden, zelfs leverancier tevreden ;-)

INGEDEELD ONDER  inkoop, videotorens, aanbesteding, ziekenhuis, ok, mid,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Interim inkoper MCL Leeuwarden en Tjongerschans,

OK-benchmarking 25 oktober en 2 november 2012

Toegevoegd op 14-10-2012 22:16:23| Door Paul Gelderman

Op 25 oktober en 2 november 2012 organiseren wij bijeenkomsten voor de deelnemende ziekenhuizen aan de Coppa OK-benchmark. In het AMC houden wij sessies van een dagdeel waarin wij de resultaten van de OK-benchmark bij 15 ziekenhuizen presenteren. De deelnemende ziekenhuizen zijn in onderstaand overzicht weergegeven. Deze benchmark wordt gratis aangeboden vanuit het Worldclass Healthcare programma .    

INGEDEELD ONDER  patientenlogistiek, logistiek, worldclasshealthcare, ziekenhuis,  | THEMA:  World Class Healthcare, | PROJECT : OK Benchmark,

LinkedIn Groep OK Benchmark Nederland

Toegevoegd op 11-12-2012 12:41:55| Door Paul Gelderman

Enkele regels voor deelnemers...

Dit platform is toegankelijk voor alle collega's uit de zorg die zich direct of indirect bezighouden met of geinteresseerd zijn in de doelmatigheid van OK's. We beogen aan deze doelmatigheid een positief kritische bijdrage te leveren. Vooral de bereidheid bij deelnemers om constructief en actief mee te denken aan oplossingen zal onderscheidend moeten zijn. Vanuit Coppa streven we naar optimale transparantie van de gegevens over de bedrijfsvoering zonder daarbij de privacy van individuele patienten of zorgcollega's te schenden.

Coppa levert in 2012 de OK Benchmark voor perifere en topklinische ziekenhuizen en wil deze dienst in 2013 uitbreiden naar 30 ziekenhuizen. Deze ziekenhuizen krijgen twee maal per jaar een op maat gesneden rapportage op basis van de eigen informatie gespiegeld met de benchmark, een op maat gesneden advies dat op locatie wordt toegelicht, inzage in de online digitale database, de gelegenheid om deel te nemen aan de bijeenkomsten voor deelnemende ziekenhuizen, terugkoppelingen kwantitatieve en kwalitatieve resultaten thematische onderzoeken. Uiteraard kunnen de vaste deelnemers van de Coppa OK Benchmark ook deelnemen aan deze LinkedIn groep!

Deelnemers die uitgaan van de 'zo gaat het al jaren en het zal toch niet veranderen' mentaliteit zijn NIET welkom op dit platform. Innovatie, efficiency en optimale kwaliteit voor de patient vereist een positieve 'we can do it' mentaliteit en een gezonde dosis constructief opportunisme. Ja... de beschikbaarheid van financiele middelen wordt een steeds groter probleem in de zorg... ja, dat vereist een andere manier van kijken en werken in de zorg... ja, ondanks het feit dat iedereen in de zorg zijn of haar stinkende best doet moet het gewoon beter en vooral... slimmer... ik zou zeggen: genoeg ruimte om te verbeteren en dat is leuk om te doen... vooral in het traject dat de patient van poli-afspraak naar opname, naar OK, beddenhuis en huis aflegt!

Mensen die bovenstaande uitgangspunten delen heet ik graag welkom op dit platform!

Met vriendelijke groet, Paul Gelderman Coppa OK Benchmark Partner Coppa

INGEDEELD ONDER  ok-benchmark, patientenlogistiek, worldclasshealthcare, ziekenhuis, ziekenhuizen,  | THEMA:  World Class Healthcare, | PROJECT : OK Benchmark,