We gaan weer aan de slag……

Toegevoegd op 25-08-2011 19:41:29 | Door Milou van Teeffelen

Voor de meeste mensen zit de zomervakantie er weer op. De afgelopen paar weken hebben voor velen in het teken gestaan van lekker uitrusten. Voor het bedrijfsleven vaak een komkommertijd, waarin achtergebleven klusjes worden afgerond. Maar is dat zo erg? Wat mij betreft helemaal niet.  

Allereerst viel het met de komkommertijd eigenlijk best wel mee: half Nederland was actief op een camping in zuidelijk Europa, in Frankrijk werd er door een aantal mannen gefietst, in Nijmegen gingen wat wandelaars op weg,  ook in Brussel werd er doorvergaderd over de financiële problemen en stiekem waren er toch nog wel flink wat mensen ‘gewoon’  aan het werk.

Kortom, de komkommertijd viel dus wel me, maar mocht het toch dan toch nog rustig zijn kun je deze tijd maar beter goed gebruiken.  Wat mij betreft om, naast de gewone werkzaamheden, terug te kijken op de afgelopen periode. Dat is wat ik heb gedaan.

Mijn eerste half jaar bij Coppa zit er op en tot nu toe is dat prima bevallen. In zo’n eerste periode is het wennen aan je nieuwe baan, de nieuwe mensen om je heen en vooral ook aan het snelle leven van consultant (de eerste 25.000 kilometer is inmiddels gereden). Maar geleidelijk aan heb ik dit beter onder de knie gekregen en is het steeds eenvoudiger om sneller je draai te kunnen vinden in nieuwe projecten en organisaties. Ook inhoudelijk heb ik in een korte tijd veel geleerd over inkoop in de zorg, logistieke processen in ziekenhuizen en het aanbesteden van producten en diensten. De complexiteit van zowel het contracteren/aanbesteden als logistiek in ziekenhuizen heeft me op velen punten verrast. Uiteraard zijn er nog punten die ik kan verbeteren, maar door te ervaren leer je toch het meest.

Voor mij zelf stonden de afgelopen weken ook in het teken van de afronding van enkele projecten en was het tevens ook weer de start of het vervolg van een aantal projecten. De laatste brieven en evaluaties  voor de Europese Aanbesteding bij het ministerie van Binnenlandse Zaken zijn geschreven. Ook in het Medisch Centrum Leeuwarden heb ik verschillende projecten afgerond maar daar zal ik ook nog enkele nieuwe projecten gaan oppakken. Verder staat er nog een nieuwe uitdaging te wachten bij het Medisch Spectrum Twente. Eerder dit jaar heb ik daar ondersteund met een aantal activiteiten rondom ontwikkeling van de inkoopfunctie, maar nu ga ik daar zelf aan de slag om de voorgestelde inkoopbesparingen te implementeren. Spannend omdat ik zelf veel actiever betrokken zal zijn bij de beslissingen die genomen gaan worden. Ook ga ik me bezig houden met het vernieuwde onderzoek naar de ligduur in Nederlandse ziekenhuizen. Patiëntenlogistiek is een ‘hot-item’ en al schrijvend weet ik nu ook steeds beter wat er in ziekenhuizen speelt.

Genoeg werk weer de komende periode. Goed, ik moet toegeven dat ik na mijn vakantie ook met gepaste tegenzin, maar wel met frisse moed weer in de auto ben gestapt. Maar de komende projecten zorgen ook weer voor mooie nieuwe uitdagingen en kansen. 

Ik heb er in ieder geval zin in.

We gaan weer aan de slag!

INGEDEELD ONDER  besparingen, inkoop, Junior consultant, Milou van Teeffelen, patientenlogistiek | THEMA:  Inkoop, Patientenlogistiek, | PROJECT : Geen

De wondere wereld van het Europees Aanbesteden

Toegevoegd op 11-07-2011 11:13:48 | Door Milou van Teeffelen

Momenteel ben ik bezig met mijn eerste volledige Europese Aanbesteding; en meteen een die inhoudelijk nog eens ontzettend interessant is ook: het Rijkstraineeprogramma. Veel mensen van mijn leeftijd kennen wel iemand die gesolliciteerd heeft voor het programma of daadwerkelijk Rijkstrainee is. Europees aanbesteden is echter wel wat anders dan ‘zomaar’ wat offertes vergelijken. De afgelopen maanden is er een wondere wereld voor me open gegaan van aanbestedingsregels, protocollen en projectplannen. Deze wondere wereld wil ik graag met jullie delen.

In eerdere projecten heb ik onderdelen van een aanbesteding al eens gedaan maar nu moet ik het écht volledig zelf  gaan doen. Het lijkt in het begin op een gigantische wirwar van termen als ARVODI, proces verbaal van opening, beoordelingsprotocol, selectiecriteria, gunningsfase en nog veel meer andere wonderlijke begrippen. Gelukkig biedt een aanbesteding bij de rijksoverheid wel de benodigde factsheets waar je alle stappen vindt die nodig zijn in een aanbesteding. Daarnaast maken we gebruik van het online aanbestedingsplatform Negometrix, waardoor aanbesteden wat spannender, sneller en door papierbesparing ook nog eens milieuvriendelijker gaat. Negometrix biedt veel voordelen, maar voordat de aanbesteding openbaar wordt moeten er belangrijke keuzes gemaakt worden. Wat voer je wel en niet in in Negometrix; in hoeverre wil je de aanbesteding automatiseren? Vooraf alles goed instellen bespaart je achteraf veel controleer en invoerwerk.

16 juni 2011, 12:00uur De offertes zijn binnen en het beoordelen kan gaan beginnen. Spannend, want nu weet je niet alleen wie van de belangstellende aanbieders ook daadwerkelijk een offerte ingeleverd heeft maar ook of ik zelf mijn voorbereidende werk goed heb uitgevoerd. De beoordelingssessie verloopt gelukkig efficiënt, levert interessante discussies op en resulteert in een unaniem en overtuigend oordeel.Dan kan schrijven van het advies aan het ministerie en de brieven aan de aanbieders beginnen; een flinke maar uitdagende klus om alle bevinden bij elkaar te brengen.

Op dit moment is de laatste ‘fase’ voor de bekendmaking ingegaan en liggen alle stukken bij de opdrachtgever. Voor de aanbieders begint de spanning ook al toe te nemen;  is hun offerte de winnende offerte? Ondertussen ga ik aan de slag met het aanbestedingsdossier en kijk ik alvast eens terug op het project tot nu toe. Omdat ik het volledige proces begeleid heb, heb ik een geweldig inzicht gekregen in het werken volgens de Europese Aanbestedingsprocedures en het hele politieke spel daaromheen.

Is het Europees Aanbesteden minder wonderlijk geworden? Dat denk ik niet. Ik weet nu hoe het procedureel van A tot Z werkt, maar gelukkig is elke aanbesteding inhoudelijke weer zo anders dat deze in wonderlijke wereld nog veel meer te ontdekken valt. Op naar de volgende Europese Aanbesteding………

INGEDEELD ONDER  inkoop, Junior consultant, Milou van Teeffelen, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Rijksoverheid | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : EA Rijkstraineeprogramma basisopleiding,

De praktijk is weerbarstig

Toegevoegd op 13-05-2011 20:52:29 | Door Milou van Teeffelen

“De praktijk is weerbarstig”
Dit hoor ik regelmatig nu ik een tijdje aan het werk ben als interim-inkoper bij het Medisch Centrum Leeuwarden (MCL).  Een uitspraak die veel in het inkoopvak gebruikt wordt en zeker niet onterecht. Als inkoper krijg je dagelijks te maken met die ‘weerbarstige’ praktijk. Dit maakt het werk soms lastig en complex, maar zeker niet minder interessant.  Doordat de praktijk van het inkoopvak zo ontzettend anders is dan de theorie is het voor junioren als ik wel de belangrijkste bron om te leren. Wat je als junior nog te kort komt is ervaring; de vraag is dus hoe je je dus zo snel mogelijk in de inkoopwereld kunt redden….  

In ziekenhuizen komt die weerbarstigheid in al haar diversiteit naar voren. In het MCL kan de week  op maandag starten met een overleg over de marges op brood, vervolgens moet er geïnventariseerd wat specialisten vinden van de aanschaf van een nieuw soort hechtmateriaal en moeten er tevens nieuwe operatiemutsen besteld worden. De rest van de week houd ik me afwisselend bezig met spuiten, urineopvangzakken, kassasystemen en ongediertebestrijding. En dan te bedenken dat je dan nog steeds in één en hetzelfde ziekenhuis zit.

Zoals gezegd leer je de fijne kneepjes  van inkoopvak niet door middel van een opleiding, uit een boek of aan de hand van een artikel. Uiteraard  is het wel  belangrijk als basis; je moet als inkoper weten wat een Kraljic matrix is, wat een pareto-analyse is en je moet weten waar je op moet letten bij het opstellen van contracten. Maar met alleen theorie kom je echter nog kennis te kort om je volwaardig inkoper te noemen.Ik denk dat er drie elementen zijn waarmee je je het inkoopvak je zo snel mogelijk eigen kan maken.

1. Ken het ziekenhuis

Ken de basisprocedures en weet waar je ze kunt vinden. Weet hoe de ziekenhuisorganisatie in elkaar steekt en welke afdelingen en personen jou als inkoper kunnen ondersteunen. Zoals een Medische Instrumentendienst (MID) en Asset Management. Ziekenhuisbreed is ook het ook goed om te weten welke samenwerkingverbanden er zijn en welke projecten daarbinnen lopen.

2. Ken het product.

Lees je goed in producten. Tot enkele weken geleden had ik bijvoorbeeld nog nooit van nellcor sensoren en heparinespuiten gehoord. De managers van de verschillende afdelingen kunnen je goed met informatie helpen; bijvoorbeeld om even het verschil tussen mechanische en bio-hartkleppen toe te lichten. De diversiteit is gigantisch; dit maakt je werk afwisselend maar daarmee is er ook veel verschil in voorwaarden, marges en kortingsmogelijkheden. Onderhandelen over bewakingsmonitoren of pleisters is dan ook écht wat anders.

3. Ervaring

Tja het laatste element is toch ervaring. En ervaring komt met jaren. In het begin is het daarom gewoon handen uit de mouwen, dit aanvullen met wat intelligentie en vooral veel vragen blijven stellen. En dan komt ook de onderhandelingsflair vanzelf.

 Met deze 3 elementen kom je een heel eind. Maar… uitdagingen zullen echter altijd blijven bestaan, want zoals altijd is de praktijk toch weerbarstig…….

1.  

INGEDEELD ONDER  inkoop, inkoper, Junior consultant, Milou van Teeffelen, ziekenhuizen | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Geen

Ontwikkelen van inkoop is ontwikkelen van inkoopkwaliteit

Toegevoegd op 09-02-2011 11:07:19 | Door Milou van Teeffelen

Mijn inwerkprogramma zit er bijna op. De afgelopen weken heb ik veel verschillende organisaties en inkoopfuncties mogen zien. Regelmatig hoorde ik in organisaties de term ‘inkoopbesparing’ voorbij komen. Afgelopen week was ik samen met mijn collega Bas Bouwman bij een klant; ook hier hebben we gekeken naar inkoopbesparingen gekeken. Het viel me op dat de focus bij inkoop vaak op besparingen ligt en dat het relatief weinig gaat over de snelheid en kwaliteit van de inkoopfunctie. Bas Bouwman ging in zijn blog in op de snelheid van de ontwikkeling van de inkoopfunctie. De druk ligt soms erg hoog waardoor verkeerde prioriteiten gesteld worden; inkoop gaat zich vervolgens bezig houden met zaken waar de afdeling qua niveau van professionaliteit  nog niet aan toe is. Daarmee komt ook de kwaliteit van de inkoopfunctie in het geding. En daar wil ik graag verder naar kijken.

Er moet nooit alleen naar de financiële kant van inkoop gekeken worden. Als het gaat om de kwaliteit van de inkoopfunctie, dan is het handig om naar de inkoopfunctie als geheel te kijken. Om de inkoopwereld wat te ordenen kan je de bouwstenen voor inkoop hierbij gebruiken; en dat is handig tijdens een inwerkperiode waarin je wordt overladen met nieuwe informatie.

Figuur 1. De inkoopbouwstenen

Belangrijk is dat de bouwstenen in evenwicht zijn en dat personeel, beleid, proces en hulpmiddelen op elkaar zijn afgestemd. Daarvoor moeten ook de relaties tussen de belangrijkste betrokken groepen bij inkoop in evenwicht en op elkaar afgestemd zijn. Ik doel hierbij op de relatie van inkoop met haar leveranciers en met haar interne klanten. Met betrekking tot de leveranciers kan gekeken worden naar de contracten; wordt bijvoorbeeld voldaan aan de contractvoorwaarden tijdens de samenwerking en kloppen de facturen met de contractenafspraken? Met betrekking tot de interne klant kan bijvoorbeeld gekeken worden naar de communicatie tussen inkoop en klant, de rol- en taakverdeling, de verdeling van verantwoordelijkheden, en de terugkoppeling en evaluatie van beide groepen aan elkaar. De elementen die onderdeel uit maken van de relatie van inkoop met de andere betrokken partijen zijn af te leiden uit de inkoopbouwstenen.  Als de afstemming en het evenwicht tussen de bouwstenen en de relaties kloppend is, is de kwaliteit van de inkoopfunctie ook beter ontwikkeld.

De startvraag is echter wel op welk oriëntatieniveau een organisatie haar inkoopfunctie wil ontwikkelen. Het gaat er bij de bouwstenen om, deze op dat niveau brengen dat je aan je ambities kunt voldoen. Welk professionaliteitsniveau is passend/haalbaar, voldoende en acceptabel binnen de desbetreffende inkoopfunctie? En dat niveau is dus niet alleen van toepassing op de prijs.

Binnen het beoogde en passend haalbare professionaliteitsniveau moet de combinatie van prijs, snelheid en kwaliteit, op het juiste niveau zijn en qua verhouding tussen deze drie ook voldoen aan de eisen van dat niveau. Voor mij is dat een goed ontwikkelde inkoopfunctie. De opdracht voor consultants is om alle mogelijke positieve en knelpunten rondom de snelheid, kwaliteit en prijs van inkoop boven water te krijgen. Een hele klus, die zorgt voor extra complexiteit in opdrachten. Maar dat het bij inkoop niet alleen over besparen gaat, vind ik wel weer een mooie uitdaging.

INGEDEELD ONDER  bas bouwman, inkoop, inkopen, Junior consultant, Milou van Teeffelen | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Geen

Mijn eerste werkdag

Toegevoegd op 03-01-2011 16:17:49 | Door Milou van Teeffelen

Maandag 3 januari 7.30 uur

Vandaag vertrek ik voor mijn eerste werkdag als junior consultant. Een nieuw  jaar en een nieuwe start bij mijn nieuwe werkgever Coppa Consultancy. Snel nog even kijken of ik alles bij me heb en dan op weg. Ondanks dat ik Coppa al een beetje ken vanuit mijn afstudeerstage, ben ik toch wel benieuwd wat dit jaar gaat brengen.

Al tijdens mijn studie bedrijfswetenschappen aan de Radboud Universiteit in Nijmegen had ik al eens kennisgemaakt met de advieswereld en een meeloopstage bij een ander advieskantoor heeft mij zeker enthousiast gemaakt voor het vak. Een keuze om in dezelfde branche af te studeren was toen ook snel gemaakt. Mijn afstudeerproject bij Coppa liet zien dat het een jong en ambitieus kantoor is dat duidelijk kiest voor een specifiek vakgebied en zich daarbij specialiseert in enkele branches. Dat sprak mij enorm aan!

Maar goed stages en afstuderen is toch wat anders dan het ’échte werk’. Ik heb zin om bij klanten en met concrete opdrachten aan de slag te gaan.  Een aantal collega’s ken ik nog van de afstudeerstage en de anderen heb ik ontmoet tijdens een kerstdiner. Dit maakt je start al meteen een stuk prettiger.

Maar goed, vandaag de eerste dag dus. Eerst maar even de uitleg over de laptop, telefoon, auto, tankpas en alle systemen. Daarmee voelt het al een beetje als een échte consultant. Voor de eerste week is er door een van de managers al een planning gemaakt voor verschillende activiteiten; op deze manier krijg je als junior alvast een inzicht in de verschillende werkzaamheden en projecten van Coppa. Dit betekent dat ik meteen aan de slag ga voor enkele projecten en zelfs al meteen mee mag naar klanten in De Bilt en Rotterdam. Erg uitdagend om al meteen zo aan de slag te gaan. Dit zal karakteriserend gaan worden voor mijn hele inwerktraject: een combinatie van meelopen met de consultants, een stukje opleiding en zeker ook zelf al aan het werk met projecten.

Ik ben benieuwd wat dit jaar gaat brengen: wat ga ik leren, wie ga ik ontmoeten en wat zullen de uitdagingen gaan zijn? Uitdagingen zullen er zeker gaan komen. Meteen morgen al; dan ga ik me met een collega verdiepen in het maken van een inkoopscan……

INGEDEELD ONDER  Junior consultant, Milou van Teeffelen, Werken bij Coppa | THEMA:  Geen | PROJECT : Europese aanbesteding centrale overheid,

Eerste maand MCL zit er op.

Toegevoegd op 22-04-2011 13:23:14| Door Milou van Teeffelen

De eerste maand bij het Medische Centrum Leeuwarden zit er op en is positief beoordeeld door de opdrachtgever.

INGEDEELD ONDER  junior-consultant, milou-van-teeffelen, inkoop, ziekenhuizen,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Junior Inkoper bij het Medisch Centrum Leeuwarden,