Tijd om de tarieven in de bouw te corrigeren

Toegevoegd op 27-02-2012 16:33:39 | Door Rene Sassen

Elektronische veiling niet alleen geschikt voor potloden en pennen

De bouw krijgt met de economische crises klap na klap te verwerken. Tijd om het kaf van het koren te scheiden. Voor een ziekenhuis in het oosten van het land dat ook moet bezuinigen heb ik de mogelijkheid gekregen om de markt te confronteren met een nieuwe werkelijkheid. Ons doel was besparen; voordeel voor de markt is dat al het werk naar de beste partij gaat en niet verdeeld wordt.

Bij deze aanbesteding voor bouwkundige- en installatietechnische werkzaamheden (onderhoud) heb ik gebruik gemaakt van het Negometrix platform. De aanbesteding was aangemeld op Aanbestedingskalender.nl en alle zittende leveranciers ontvingen een brief met uitleg en uitnodiging voor deelname. Zoals mijn collega Bas Bouwman in mei van het vorig jaar al schreef in z’n blog ‘Europees aanbesteden met één druk op de knop’ maakt Coppa voor zijn opdrachtgevers bij (Europese) aanbestedingen dankbaar gebruik van een elektronisch (inkoop) platform (Negometrix) met als doel een aantal processtappen te automatiseren en daardoor tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Daarnaast kunnen alle inschrijvers op hetzelfde moment beschikken over dezelfde informatie, zijn alle processtappen vastgelegd en is alles transparant en goed gedocumenteerd.

Doelstellingen waren:
- het reduceren van het grote aantal leveranciers (zo’n 50) vanwege een hoge operationele belasting naar maximaal 3 leveranciers per perceel waarbij een voorkeur gold voor partijen die werkzaamheden in beide percelen zouden kunnen uitvoeren;
- het realiseren van een forse besparing;
- afsluiten van raamovereenkomsten voor 5 jaar.

De aanbesteding ging uit van selectie op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving(en). Het gunningcriterium kwaliteit telde voor 20% mee en het gunningcriterium prijs voor 80%. Kwaliteit werd beoordeeld door de materiedeskundigen van het ziekenhuis op basis van de antwoorden op de vragen die werden gesteld in de offertefase. In die fase waren nog 14 partijen, combinaties dan wel losse perceelaanbieders vertegenwoordigd. De prijs kwam tot stand middels de biedingen tijdens de elektronische veiling. In de biedingen werd de component kwaliteit verdisconteerd volgens de formule van de Negometrix utiliteitsindex. In aanvang was men intern wat sceptisch over de verhouding kwaliteit versus prijs maar tijdens de veiling bleek dat een partij die goed had gescoord op kwaliteit aanmerkelijk duurder mocht zijn om te winnen. Daarentegen moest een partij die lager had gescoord op kwaliteit een aanmerkelijk lager bod uitbrengen om z’n lagere score op kwaliteit te compenseren en alsnog te winnen.

De doelstellingen zijn allen behaald. Het ziekenhuis gaat verder met 5 leveranciers voor onderhoud van z’n gebouwen en installaties waarvan 1 combinatie en 4 aparte perceel aanbieders. De besparingen betreffen gemiddeld 25% maar door het wegvallen van de grote operationele belasting zal in de loop van de jaren dit percentage nog naar boven kunnen worden bijgesteld. Het hele proces kende een doorlooptijd van zo’n 4 maanden.

Zowel inschrijvers als medewerkers van het ziekenhuis hebben zich afgevraagd of voor deze werkzaamheden een elektronische aanbesteding met als sluitstuk een elektronische veiling wel het juiste instrument zou zijn. Volgens mij is, ook weer gesteund door deze ervaring, de gedachte dat dit instrument slechts voor het vakje linksonder in de Kraljic matrix (routine matige aankopen) zou werken achterhaald. Wij richten ons steeds meer op segmenten, producten en diensten in de overige kwadranten en met verbluffend resultaat. Wat te denken van productgroepen als instrumentarium of hechtmateriaal, zelfs implantaten (heupen en knieën) kunnen worden geveild. En naast de besparingen die worden gerealiseerd zijn ook de doorlooptijden korter, tijdwinst dus voor veel betrokkenen.

Voor zowel inschrijver als opdrachtgever zou het goed zijn de mogelijkheden van het platform beter te leren kennen waardoor sneller en professioneler met elkaar kan worden samengewerkt. Naar onze mening zal elektronisch aanbesteden al of niet gevolgd door een elektronische veiling steeds meer opgang vinden. In het kader daarvan organiseert Negometrix een aantal bijeenkomsten waarvan de eerste staat ingepland op donderdag 19 april 2012. Indien u wenst deel te nemen aan zo’n bijeenkomst dan kunt u zich hier inschrijven. De bijeenkomsten zullen ook door Coppa medewerkers worden bijgewoond.

INGEDEELD ONDER  bas bouwman, besparingen, bouw, elektronisch-aanbesteden, elektronische veiling, EMVI, gezondheidszorg, gunningcriterium, inkoop, kraljic, negometrix, Werken bij Coppa, ziekenhuizen | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Geen

We gaan weer aan de slag……

Toegevoegd op 25-08-2011 19:41:29 | Door Milou van Teeffelen

Voor de meeste mensen zit de zomervakantie er weer op. De afgelopen paar weken hebben voor velen in het teken gestaan van lekker uitrusten. Voor het bedrijfsleven vaak een komkommertijd, waarin achtergebleven klusjes worden afgerond. Maar is dat zo erg? Wat mij betreft helemaal niet.  

Allereerst viel het met de komkommertijd eigenlijk best wel mee: half Nederland was actief op een camping in zuidelijk Europa, in Frankrijk werd er door een aantal mannen gefietst, in Nijmegen gingen wat wandelaars op weg,  ook in Brussel werd er doorvergaderd over de financiële problemen en stiekem waren er toch nog wel flink wat mensen ‘gewoon’  aan het werk.

Kortom, de komkommertijd viel dus wel me, maar mocht het toch dan toch nog rustig zijn kun je deze tijd maar beter goed gebruiken.  Wat mij betreft om, naast de gewone werkzaamheden, terug te kijken op de afgelopen periode. Dat is wat ik heb gedaan.

Mijn eerste half jaar bij Coppa zit er op en tot nu toe is dat prima bevallen. In zo’n eerste periode is het wennen aan je nieuwe baan, de nieuwe mensen om je heen en vooral ook aan het snelle leven van consultant (de eerste 25.000 kilometer is inmiddels gereden). Maar geleidelijk aan heb ik dit beter onder de knie gekregen en is het steeds eenvoudiger om sneller je draai te kunnen vinden in nieuwe projecten en organisaties. Ook inhoudelijk heb ik in een korte tijd veel geleerd over inkoop in de zorg, logistieke processen in ziekenhuizen en het aanbesteden van producten en diensten. De complexiteit van zowel het contracteren/aanbesteden als logistiek in ziekenhuizen heeft me op velen punten verrast. Uiteraard zijn er nog punten die ik kan verbeteren, maar door te ervaren leer je toch het meest.

Voor mij zelf stonden de afgelopen weken ook in het teken van de afronding van enkele projecten en was het tevens ook weer de start of het vervolg van een aantal projecten. De laatste brieven en evaluaties  voor de Europese Aanbesteding bij het ministerie van Binnenlandse Zaken zijn geschreven. Ook in het Medisch Centrum Leeuwarden heb ik verschillende projecten afgerond maar daar zal ik ook nog enkele nieuwe projecten gaan oppakken. Verder staat er nog een nieuwe uitdaging te wachten bij het Medisch Spectrum Twente. Eerder dit jaar heb ik daar ondersteund met een aantal activiteiten rondom ontwikkeling van de inkoopfunctie, maar nu ga ik daar zelf aan de slag om de voorgestelde inkoopbesparingen te implementeren. Spannend omdat ik zelf veel actiever betrokken zal zijn bij de beslissingen die genomen gaan worden. Ook ga ik me bezig houden met het vernieuwde onderzoek naar de ligduur in Nederlandse ziekenhuizen. Patiëntenlogistiek is een ‘hot-item’ en al schrijvend weet ik nu ook steeds beter wat er in ziekenhuizen speelt.

Genoeg werk weer de komende periode. Goed, ik moet toegeven dat ik na mijn vakantie ook met gepaste tegenzin, maar wel met frisse moed weer in de auto ben gestapt. Maar de komende projecten zorgen ook weer voor mooie nieuwe uitdagingen en kansen. 

Ik heb er in ieder geval zin in.

We gaan weer aan de slag!

INGEDEELD ONDER  besparingen, inkoop, Junior consultant, Milou van Teeffelen, patientenlogistiek | THEMA:  Inkoop, Patientenlogistiek, | PROJECT : Geen

Glashelder

Toegevoegd op 23-06-2011 18:04:24 | Door Bas Bouwman

Twee jaar terug heb ik een executive course ‘Leading Professional Service Firms’ gevolg aan de Harvard Business School in Boston. Op zich was dat al een belevenis omdat het niveau beduidend hoger is dan in Nederland. In eerste aanzet was mijn deelname bedoeld om me te ontwikkelen om zo Coppa Consultancy verder te helpen groeien. Ondanks dat het deelnemersveld voornamelijk bestond uit partners van adviesbureaus, bankiers, werving&selectie bureaus en accounts, richtte het programma zich ook op bestuurders van ziekenhuizen. De parallel is eenvoudig: consultants, bankiers et cetera zijn net als medisch specialisten professionals. Afgelopen periode heb ik zowel binnen Coppa als binnen mijn adviespraktijk in ziekenhuizen veel plezier gehad van de lessons learned at Harvard.

Veel van de discussies gingen over beloningsstructuren (altijd leuk voor een discussie met bankiers van Goldman Sachs, ook aanwezig), strategie, veranderingen doorvoeren en de rol van leiders. Je hebt het gevoel dat als je terug komt je voorzien bent van een nieuwe hard disk met honderd verschillende manieren om te groeien. Voor zover de lofzang, maar als er één ding is dat ik elke dag nog gebruik: Wees glas helder! In wat je wil en wat je doet.

De zorg staat voor een gigantische uitdaging: meer zorg met minder geld. Het is aan leiders in de zorg om dat doel te realiseren. Er zijn tal van wegen die naar dat doel leiden en die kunnen allemaal even succesvol zijn zolang de top van de organisatie maar glashelder is in wat zij wil en wat ze doet. Nu hou ik me met twee zaken bezig binnen ziekenhuizen: inkoop en patiëntenlogistiek. Meer zorg met minder geld vertaalt zich voor inkoop & patiëntenlogistiek als volgt. Koop slimmer in én realiseer meer omzet door meer patiënten sneller te behandelen. Glashelder lijkt me.

Toch is de praktijk bijzonder weerbarstig omdat inkopers om honderd en één redenen niet de beoogde besparingen realiseren, medisch specialisten in onvoldoende mate naar een verwachte ontslagdatum toe werken en zorgmanagers niet op de executie van de OK planning sturen. Door glashelder te formuleren wat je van professionals verwacht, dit consequent blijft herhalen, navenant beloond en obstakels wegneemt voor professionals om jouw doel te halen, dan zullen professionals gaan excelleren.

Het is geen makkelijke weg maar wel één die leidt tot succes. Een weg die niet alleen bestuurders moeten nemen maar met hun alle leiders in de organisatie op hun niveau: het hoofd inkoop en de zorgmanger dus ook. Hoe helder wil je het hebben?!

INGEDEELD ONDER  besparingen, inkoop, leiderschap, omzetgroei, patientenlogistiek, ziekenhuizen | THEMA:  Strategic sourcing, Inkoop, Patientenlogistiek, | PROJECT : Geen

Inkoop komt te voet en gaat te paard

Toegevoegd op 30-01-2011 21:42:20 | Door Bas Bouwman

Afgelopen week ben ik op stap geweest met een nieuwe junior consultant, Milou van Teeffelen. Het is sowieso heerlijk om met jong talent te werken en zeker als ze ook nog eens intelligente vragen stellen. In haar inwerkprogramma is ze op bezoek geweest bij een groot aantal collega consultants. Dat inkoop over het realiseren van besparingen gaat, dat had ze zich wel zonder bezoeken gerealiseerd. Het viel haar op dat het eigenlijk veel meer zou moeten gaat over de kwaliteit van de inkoopfunctie dan over het realiseren van besparingen. En daar heeft ze gelijk in.

In dit blog wil ik niet ingaan op de kwaliteit van de inkoopfunctie maar op de snelheid waarmee je een inkoopfunctie kan ontwikkelen. In het kader van de bezuinigingen in ziekenhuizen laten een groot aantal Raden van Bestuur zich verleiden, al dan niet door consultants of collega bestuurders, tot het inboeken van inkoopbesparingen. Hierbij wordt het bundelen van inkoopvolumes van meerdere ziekenhuizen in een inkoopcombinatie vaak als de kip met het gouden ei gezien. Nu heeft inkoop natuurlijk ook een flinke bijdrage te leveren als het gaat om besparingen realiseren en inkoopcombinaties hebben ook veel potentie maar het gaat allemaal niet vanzelf.

Echte besparingen kunnen pas worden gerealiseerd als de voorwaarden hiervoor goed zijn ingevuld. Wij hebben hiervoor een groeimodel ontwikkeld. Het vervelende is dat je niet naar een volgende fase kunt voordat je de huidige fase goed hebt doorlopen.

De startvraag is daarom op welk oriëntatieniveau is uw inkoopfunctie op dit moment en waar wil ik met mijn inkoopfunctie naar toe. Vaak is het zo dat Raden van Bestuur besparingen willen zien die horen bij een logistieke oriëntatie of willen samenwerken (gecoördineerde of integratie oriëntatie). En waar een wil is een weg, dus wordt inkoop met een besparingsdoel opgezadeld en samenwerkingen aangegaan. Tot zo ver klinkt het veel belovend maar in de praktijk worstelen veel inkooporganisatie met het vervolmaken van de bestel oriëntatie en de commerciële oriëntatie.

Onder druk van de Raad van Bestuur worden verkeerde prioriteiten gesteld door de inkoopafdeling. Gevolg hiervan is dat inkopers zich bezig gaan houden met andere dingen waarvoor zij nog niet zijn uitgerust in termen van beleid, processen en tools in een omgeving die daar ook niet op zit te wachten. Iedereen raakt gefrustreerd over het uitblijven van resultaat en professionals haken af. Inkoop komt te voet en gaat te paard. Raden van Bestuur zullen zich dit moeten realiseren voordat zij inkoop goed bedoeld in het zadel proberen te helpen.

INGEDEELD ONDER  besparingen, inkoop, inkoopsamenwerking, ziekenhuizen | THEMA:  Inkoop, Inkoopsamenwerking, | PROJECT : Geen

Eerste werkdag

Toegevoegd op 09-01-2011 20:49:50| Door Rene Sassen

Wat 1 februari had moeten gebeuren geschiedt morgen al - mijn eerste werkdag voor Coppa bij één van hun gerenommeerde klanten, het MC Leeuwarden. Morgen vroeg op en met frisse moed het avontuur tegemoet...!

INGEDEELD ONDER  inkoop, besparingen, ziekenhuis, werken-bij-coppa, zorg,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Interim inkoper MCL Leeuwarden en Tjongerschans,

Inkoopscan opgeleverd

Toegevoegd op 03-01-2011 09:07:03| Door Bas Bouwman

Succesvol Inkoopscan opgeleverd aan tevreden opdrachtgever. Naast de traditionele spendanalyse zijn ook de toekomstige investeringen geïntegreerd in strategie per inkoopcategorie.

INGEDEELD ONDER  inkoopscan, besparingen, ggz,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Dimence Inkoopscan,

Laat je verassen

Toegevoegd op 30-01-2011 12:41:32| Door Bas Bouwman

Vorige week een eerste aanzet gemaakt met het identificeren van besparingen. Inkoopteam is nu gevraagd om met inkoopbesparingsstrategien per productrgroep te komen. Ik ben benieuwd met welke nieuwe ideeen ze komen.

INGEDEELD ONDER  inkoop, besparingen, strategie,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Inkoop Ontwikkelingsplan,

Aftrap inkoopbesparingen identificeren

Toegevoegd op 22-03-2011 14:49:39| Door Bas Bouwman

Deze week aftrap voor het identificeren van inkoopbesparingen. Zo snel mogelijk alle contracten en commerciele info boven tafel krijgen, blijft een uitdaging.

INGEDEELD ONDER  inkoopscan, inkoopbesparingen,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Identificeren besparingen ziekenhuis Rivierenland,