Sorry, maar wát moeten we inkopen?!

Toegevoegd op 25-04-2012 09:16:37 | Door Rene Daniels

Dat managers er een eigen taal op na houden is bekend. Management speak is de term, en “deze leunt zwaar op het Engels en heeft ingebouwde eufemismen, waardoor deze zich goed leent voor ontwijkende antwoorden”, aldus wikipedia.

Lastig, ik houd namelijk wel van transparantie, openheid, en het simpelweg zeggen waar het op staat, waarom zou je er omheen draaien. Managers blijken echter nog heilig in vergelijk tot de sector waar vakjargon in zijn ergste vorm terug komt: de ICT sector.

Zou dat wellicht de reden zijn dat communicatie met ICT-ers soms onmogelijk lijkt? Of dat een afdeling ICT zijn eigen koers vaart en bemoeienis vanuit een inkoopafdeling niet hoeft te tolereren? Zet er een inkoopmanager tegenover die in management speak tracht uit te leggen waarom er betrokkenheid vanuit Inkoop dient plaats te vinden, en de ellende is compleet. Terwijl getekende offertes met de meest ongunstige voorwaarden richting leveranciers gaan krijgt Inkoop maar geen voet tussen de deur bij de afdeling ICT. Daar waar dan toch samenwerking tot stand komt zal de inkoper confuus de voorbespreking uit lopen om de rest van de dag ICT vakjargon en afkortingen te Googelen. Het loopt zo uit de klauwen dat zelfs ICT-ers referentielijstjes met acroniemen erop nahouden.

Maar er is ook goed nieuws: de nadelen van de opgeworpen communicatiemuur worden zo langzamerhand onderkend, en er vindt bij steeds meer organisaties een ontmanteling van Berlijnse proporties plaats. Met toenemende druk op ICT budgetten kan men het geduld opbrengen om voorlopig toch maar in Jip en Janneke taal te spreken. Er vindt kennisopbouw plaats, de Inkoper wordt wegwijs gemaakt in de magische wereld van ICT, en een vruchtbare samenwerking tussen ICT en Inkoop is geboren. Binnen no-time loopt er een ICT inkoopspecialist binnen de gelederen van Inkoop rond die weet dat Gartner in geen enkele relatie staat tot Groenonderhoud. Een inkoper die niet van zijn stuk te brengen is door vakjargon en acroniemen.

Dat de inkoper door ICT in de specificatiefase al wordt betrokken, zover zijn we nog niet, maar er wordt in ieder geval nagedacht over de manier waarop we specificeren en de effecten hiervan op het commerciële traject waar Inkoop haar toegevoegde waarde moet kunnen waarmaken. In plaats van “we zijn back-up capaciteit aan het gebruiken voor productie, dus die NAS uitbreiding hebben we nu nodig”, wordt Inkoop de ruimte gegeven voor marktverkenning, het bepalen van de inkoopstrategie, het uit onderhandelen van een contract, of het ten uitvoer brengen van een aanbesteding zoals inkoop deze voor ogen heeft.

Let wel, leveranciers zullen er alles aan doen om die achterdeur open te houden. “Inkoop doet afbreuk aan de relatie”, “het lijkt wel of er alleen maar naar kosten gekeken wordt”, of, een van mijn favorieten: “het is allemaal erg complexe materie, dus een vergelijk is eigenlijk niet mogelijk..”. Dit kan zo ver gaan dat een fabrikant dreigt haar special bid in te trekken. Je zou maar uit moeten gaan van je eigen kracht, en daadwerkelijk concurreren. Jaren ‘relatiebeheer’ volledig teniet gedaan. Laat je als inkoper er niet door van de wijs brengen. Iedere verandering gaat niet zonder slag of stoot, zeker niet wanneer deze ten koste gaat van winstmarge.

INGEDEELD ONDER communicatie,ICT,inkoopsamenwerking | THEMA:  Inkoopsamenwerking | PROJECT:  Geen

Maatschap gemanaged?

Toegevoegd op 29-09-2011 15:57:43 | Door Paul Gelderman

In de zorg is de afgelopen jaren met wisselend succes geëxperimenteerd met het uitbesteden van activiteiten. Hierbij kan men denken aan goederenlogistiek, ICT of aan de CSA. Met betrekking tot het laatste is recent het Slotervaart Ziekenhuis nog in het nieuws geweest. Hun inbesteding is met de nodige extra kosten gepaard gegaan.

Zonder dat wij het beseffen is de zorg al decennia bezig met het uitbesteden van activiteiten, namelijk het verlenen van zorg. In veel van de Nederlandse ziekenhuizen wordt het verlenen van zorg uitgevoerd door medisch specialisten die niet in dienst zijn van het ziekenhuis, maar zich hebben verenigd in een maatschap. De maatschap heeft een contract met het ziekenhuis afgesloten over de prestaties die de maatschap gaat verrichten in ruil voor een honorarium. Ofwel hier is sprake van uitbesteding.

Hoe moet nu dit contract met een maatschap worden gemanaged? Een ding is in ieder geval zeker, contractmanagement wordt hier niet uitgevoerd door inkoop. Dat is wel even iets om bij stil te staan. Bij het managen van de belangrijkste contracten voor een ziekenhuis wordt inkoop niet betrokken. Het contract wordt vaak gemanaged door de zorgmanager. Hij moet er voor zorgen dat de medisch specialisten uit zijn vakgroep de afspraken uit het contract nakomen. Maar wat moet er eigenlijk in dit contract staan? Waar moet op gestuurd worden, hoe moeten de prestaties worden gemonitord? Om dit te analyseren moeten wij starten met de relatie tussen de maatschap en het ziekenhuis. Het ziekenhuis en de maatschap gaan een samenwerkingscontract met elkaar aan voor een lange periode. Het is daarbij voor een ziekenhuis niet mogelijk om na 1 jaar te zeggen “beste maatschap, jullie prestaties zijn onder de maat, en wij willen van maatschap wisselen”. Dit betekent dat marktwerking in deze situatie onmogelijk is. Een maatschap  zal nooit de prikkel voelen “Wanneer wij niet presteren, dan selecteren zij een nieuwe maatschap”. Zoals gezegd, het contract is voor meerdere jaren afgesloten en er ontstaat hiermee een “lock-in situatie”. Maatschap en Ziekenhuis kunnen niet van elkaar afkomen. Waar moet dan de prikkel om te presteren vandaan komen?

In dergelijke situaties is hiërarchische monitoring van de samenwerking noodzakelijk omdat marktwerking ontbreekt. De prikkel om te presteren moet vanuit de hiërarchie komen. De zorgmanager moet intensief monitoren wat de prestaties zijn van de medisch specialisten en of de afspraken uit het samenwerkingscontract worden nagekomen. Dit is de enige prikkel die in dergelijke situaties kan werken. En om dit mogelijk te maken moeten er goede contractafspraken zijn. Ik ben zeer benieuwd wat er in dergelijke contracten staat, hoe deze afspraken in de werkelijkheid worden gemonitord en hoe daar op wordt gestuurd. We komen hier in een volgende BLOG op terug.

Jeroen Meijer en Paul Gelderman

INGEDEELD ONDER | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Een goede RFQ, voorkomen is beter dan genezen.

Toegevoegd op 09-09-2011 15:14:43 | Door Johannes Elmarasy

In oktober ga ik voor Coppa aan de slag als Consultant en pak ik het inkoopvak weer op. De afgelopen twee jaar heb ik in de verkoop gewerkt, maar ook daar heb ik veel over inkoop geleerd. Een van de raakpunten van inkoop en verkoop zijn de aanvraag documenten, ook wel RFQ’s. Om tot een gepaste aanbieding te komen heb ik veel van deze RFQ’s moeten doornemen. Het ging in dit geval om complexe bouwkundige projecten waar uitgebreide bestekken aan gekoppeld zijn.

Wat mij opviel was het grote verschil in kwaliteit van de RFQ’s. De compleetheid en accuraatheid van technische beschrijvingen, tekeningen, leveringscondities en betalingscondities lieten dikwijls te wensen over.

Bij een heldere omschrijving en tekening is het makkelijker het product zo dicht mogelijk aan de verwachting aan te bieden. Als alles duidelijk is zitten er minder kostprijs aannames in, waardoor er minder risico’s in zitten en scherper aangeboden kan worden. Bovendien hoeft de inkopende partij minder lang op de aanbieding te wachten en hoeft men minder vaak te communiceren om de details te bespreken. Sommige inkopende partijen vinden snelheid belangrijker dan compleetheid en zien deze details liever uitgewerkt nadat de opdracht vergeven is. De nadruk ligt in deze fase echter meer op tijdige oplevering dan op kostenoptimalisatie. Vaak kan er niet meer gekozen worden uit andere leveranciers met mogelijk hogere marges op dit meerwerk als gevolg. Het kan ook voorkomen dat de inkopende partij niet akkoord gaat met de veranderingen en dat de onduidelijkheid die geschapen is in een vroege fase kan leiden tot een mogelijke claim.

De lijn tussen ‘change’ en ‘claim’ is erg dun en inkopende partijen gaan hier verschillend mee om. Sommigen controleren minder diepgaand of het project conform alle afspraken is opgeleverd. Anderen houden er weer een harde claim filosofie op na, om op te eisen wat hen toekomt. En dit beperkt zich niet alleen tot claims over de technische leveringsomvang. Maar als er in het begin beter over de RFQ en de zogenaamde details was nagedacht zou het helemaal niet tot dit soort claims hoeven komen.

INGEDEELD ONDER | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Inkoop komt te voet en gaat te paard

Toegevoegd op 30-01-2011 21:42:20 | Door Bas Bouwman

Afgelopen week ben ik op stap geweest met een nieuwe junior consultant, Milou van Teeffelen. Het is sowieso heerlijk om met jong talent te werken en zeker als ze ook nog eens intelligente vragen stellen. In haar inwerkprogramma is ze op bezoek geweest bij een groot aantal collega consultants. Dat inkoop over het realiseren van besparingen gaat, dat had ze zich wel zonder bezoeken gerealiseerd. Het viel haar op dat het eigenlijk veel meer zou moeten gaat over de kwaliteit van de inkoopfunctie dan over het realiseren van besparingen. En daar heeft ze gelijk in.

In dit blog wil ik niet ingaan op de kwaliteit van de inkoopfunctie maar op de snelheid waarmee je een inkoopfunctie kan ontwikkelen. In het kader van de bezuinigingen in ziekenhuizen laten een groot aantal Raden van Bestuur zich verleiden, al dan niet door consultants of collega bestuurders, tot het inboeken van inkoopbesparingen. Hierbij wordt het bundelen van inkoopvolumes van meerdere ziekenhuizen in een inkoopcombinatie vaak als de kip met het gouden ei gezien. Nu heeft inkoop natuurlijk ook een flinke bijdrage te leveren als het gaat om besparingen realiseren en inkoopcombinaties hebben ook veel potentie maar het gaat allemaal niet vanzelf.

Echte besparingen kunnen pas worden gerealiseerd als de voorwaarden hiervoor goed zijn ingevuld. Wij hebben hiervoor een groeimodel ontwikkeld. Het vervelende is dat je niet naar een volgende fase kunt voordat je de huidige fase goed hebt doorlopen.

De startvraag is daarom op welk oriëntatieniveau is uw inkoopfunctie op dit moment en waar wil ik met mijn inkoopfunctie naar toe. Vaak is het zo dat Raden van Bestuur besparingen willen zien die horen bij een logistieke oriëntatie of willen samenwerken (gecoördineerde of integratie oriëntatie). En waar een wil is een weg, dus wordt inkoop met een besparingsdoel opgezadeld en samenwerkingen aangegaan. Tot zo ver klinkt het veel belovend maar in de praktijk worstelen veel inkooporganisatie met het vervolmaken van de bestel oriëntatie en de commerciële oriëntatie.

Onder druk van de Raad van Bestuur worden verkeerde prioriteiten gesteld door de inkoopafdeling. Gevolg hiervan is dat inkopers zich bezig gaan houden met andere dingen waarvoor zij nog niet zijn uitgerust in termen van beleid, processen en tools in een omgeving die daar ook niet op zit te wachten. Iedereen raakt gefrustreerd over het uitblijven van resultaat en professionals haken af. Inkoop komt te voet en gaat te paard. Raden van Bestuur zullen zich dit moeten realiseren voordat zij inkoop goed bedoeld in het zadel proberen te helpen.

INGEDEELD ONDER besparingen,inkoop,inkoopsamenwerking,ziekenhuizen | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Jeroen Meijer spreekt op Zorgcongres 2012

Toegevoegd op 10-01-2012 11:57:27| Door Esther Marechal

Jeroen Meijer, partner bij Coppa, is keynote spreker op het Zorgcongres 2012. Hij zal spreken over zijn proefschrift over de effectiviteit van inkoopsamenwerking in de zorg.

INGEDEELD ONDER  ,  | THEMA:  Inkoopsamenwerking, | PROJECT : Geen