No Brainer

Toegevoegd op 01-08-2011 13:10:56 | Door Bas Bouwman

Begin van dit jaar zijn wij samen met Connolly begonnen met het uitvoeren van contract compliance recovery audits in Nederland. We controleren of een leverancier overeenkomstig de in een contract gemaakt afspraken factureert aan onze opdrachtgever. Onze partner, Connolly, is van origine een Amerikaans bedrijf. Dientengevolge zijn hun klanten meer gewend aan dergelijke opdrachten aangezien claimen de Amerikanen in het bloed zit. Wij, Nederlanders, lijken meer vertrouwen te hebben in onze leveranciers.

Nu zes maanden verder, komen wij gezamenlijk tot de conclusie dat Nederlandse leveranciers geen haar beter zijn dan hun Amerikaanse collega’s.  Dit wekt misschien enige verbazing bij de Nederlandse lezer maar is op zich ook weer niet zo vreemd omdat een leverancier een contract ziet als een manier om zijn business zeker te stellen met een gewaarde opdrachtgever en daarmee toekomstige omzet en winst te kunnen genereren. Inkoop ziet een contract als een manier om structuur te geven aan een  zakelijke relatie en levering veilig te stellen en kosten te beheersen. Het contract is de basis van de relatie. Contracten worden vaak anders uitgevoerd of  “geoperationaliseerd”, dan de overeengekomen voorwaarden en condities. 

Dit gebeurt als gevolg van de volgende reden:

1. Voorwaarden worden anders geïnterpreteerd door de partijen met alle financiële gevolgen van dien.
2. Het plaatsen van spoedbestellingen en de hechter wordende relatie die zich ontwikkelt zorgen voor minder waakzaamheid op de financiële voorwaarden en condities.
3. Financiële transacties worden niet overeenkomstig de voorwaarden in het contract uitgevoerd.
4. Volume kortingen, betalingskortingen en creditfacturen worden over het hoofd gezien en vergeten.
5. Originele contractvoorwaarden worden vervangen door nieuwe tariefstructuren en factureringssystemen die geen rekening houden met gemaakte afspraken.

Contract Compliance Recovery Auditing zorgt er voor dat de bij de overeenkomst onderhandelde uitkomst ook daadwerkelijk wordt geleverd door te controleren of de werkelijkheid overeenkomstig de voorwaarden en condities is van de overeenkomst.

 Het resultaat van Contract Compliance Recovery Audits zijn bevindingen, nog niet te verwarren met claims. Nu komt het lastigste onderdeel: een opdrachtgever moet namelijk een standpunt innemen ten aanzien van onze bevindingen. Is de opdrachtgever het met ons eens, gedeeltelijk mee eens of volledig oneens. In de praktijk is een opdrachtgever in 95% van de gevallen het met ons eens. Dit percentage is bepaald niet van toepassing op leveranciers. Zij zijn het meestal alleen eens met bevindingen als dubbel betaalde facturen en facturen waarvoor het werk nooit is uitgevoerd. Besluiten over dit soort bevindingen worden ook wel no brainers genoemd.

Maar wat als partijen het oneens zijn over zoiets fundamenteels als het contractmechanisme? Overigens hebben dit soort bevindingen meestal een enorme financiële impact. Die afhankelijk van de leverancier en de goede relatie opdrachtgevers ervan weerhoudt om het gehele bedrag op te eisen. Een schikking is dan een logisch gevolg. Dit soort besluiten zijn business decisions en kunnen alleen door de business genomen worden. Ter voorkoming van een hoofdpijn dossier: meestal wordt geschikt op basis van fifty-fifty en wordt de helft van het bedrag teruggevorderd.

INGEDEELD ONDER  Geen | THEMA:  Contract compliancy, | PROJECT:  Pilot Contract Compliance Scan Atrium MC,

Er zijn geen nieuwsberichten beschikbaar