Het is gedaan met de generalisten

Toegevoegd op 15-05-2013 15:47:59 | Door Bas Bouwman

De charme van inkoper zijn in een ziekenhuis is dat je van alles en nog wat mag inkopen: Van toiletpapier tot een MRI. Steeds meer interne klanten, gedwongen door bezuinigingen, gaan aan de slag met inkoop. Er is geen huisje meer heilig. Tot hier gaat het goed voor de inkoper die zich generalist noemt. Echter, die zelfde interne klant wil alleen met een specialist samenwerken die van de hoed en de rand weet. Aangezien een ziekenhuis inkoper niet over actuele kennis beschikt van circa 90 productgroepen wordt steeds vaker een beroep gedaan op (externe) inkoopspecialisten die alles weten van een productgroep.

Blijft er dan niets meer over voor de inkoper ‘oude stijl’? En wat als ik me richt op medische of facilitaire pakketten? De eerlijkheid gebied me om te stellen dat ook dat niet meer werkt. Het is zelfs de vraag of een inkoper ‘oude stijl’ in staat is om de functie van inkoopaccountmanager goed kan vervullen omdat deze rol compleet andere vaardigheden en eigenschappen vraagt.

In het veld van de inkoop van medische goederen en diensten is sprake van een aanzienlijk aantal productgroepen die allemaal de nodige kennis vragen van enerzijds de producten en hun toepassing en anderzijds de leveranciers en technologische innovaties. Voorbeelden van productgroepen zijn cardio implantaten  en geneesmiddelen.

Ten aanzien van cardiologische implantaten heeft de ontwikkeling van ICD’s de pacemaker in een end of life cycle gebracht. Zonder enige kennis van deze ontwikkeling zou de focus bij de inkoop van deze groep volkomen verkeerd zijn ingeschat. Bij geneesmiddelen is door een wetswijziging het ziekenhuis verantwoordelijk geworden voor de ziekenhuis verplaatste zorg met als belangrijkste kostenpost de TNF alfaremmers. Zonder kennis van werkende stoffen en toepassingen zou geen enkele inkoper alternatieven kunnen overleggen. Het gaat te ver om in dit blog alle details te behandelen maar duidelijk mag zijn dat een inkoopspecialist hier de tijd voor neemt.

De facilitaire hoek kent zo ook zijn specialistische categorieën als Vastgoed met de productgroepen als bouwkundig, installatietechnisch en infra en ICT met productgroepen als VOIP, servers, netwerk en storage. Productgroepen waar veelal sprake is van uitbesteding als CSA, logistiek, voeding en schoonmaak vragen van een inkoper een gedegen kennis van de markt en bijbehorende contractvorming als ook een dieper begrip van de uitbestede processen en de noodzakelijke regie. Ten slotte zullen eenvoudige inkoopproductgroepen onder gebracht worden bij inkoopcombinaties om voldoende volume te borgen.

Zo blijven er van de 90 productgroepen maar weinig productgroepen over voor de generalist om een full time job mee te vullen. Het is zelfs de vraag of de strategische productgroepen (circa 2-4) niet beter op directie niveau kunnen worden afgehandeld. Routine productgroepen kent een ziekenhuis nagenoeg niet meer, gelukkig maar want daar is niet veel eer aan te behalen.

Mocht je op je functie omschrijving nog medisch inkoper staan zorg dan dat je je zo snel mogelijk specialiseert!

INGEDEELD ONDER: experts, generalisten, inkoop, productgroepen, specialisten, ziekenhuizen | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Inkoop geen makkelijke prooi!

Toegevoegd op 20-02-2013 13:34:01 | Door Bas Bouwman

In het NRC van 21 januari van dit jaar meldde de NMA dat zij zeven fusies hebben goedgekeurd in 2012 en dat zij nog zes aanvragen verwachten dit jaar. Nagenoeg alle ziekenhuizen denken na over fusies. De nut en noodzaak hiervan wordt steeds meer bestreden. Fuseren is lastig en het blijkt dat voordelen niet behaald worden en alleen in spread sheets bestaan. In dit blog wil ik dit aan de hand van een aantal voorbeelden illustreren. Daarnaast geef ik een aantal tips om zo veel mogelijke van deze besparingen wel te realiseren.

Als voorbeeld wil ik  illustreren dat efficiency met inkoop niet 1-2-3 behaald wordt. Ziekenhuizen onderscheiden zich namelijk van andere organisaties door het grote aantal schijnbare tegenstellingen  tussen individuele medisch specialisten en de ziekenhuisorganisatie als geheel. Hierdoor raakt besluitvorming vaak in een impasse, een schijnbaar eenvoudig besluit over bijvoorbeeld de keuze voor een traditioneel hechtdraad kan verworden tot een oeverloze discussie zonder resultaat. Er is een veelheid aan dit soort besluiten die in een ziekenhuis moeten worden genomen. Bij een fusie, in tegenstelling tot een overname, is er geen duidelijkheid over wie dit soort besluiten neemt in de ‘nieuwe’ organisatie. Dit machtsvacuüm, typisch voor fuserende organisaties, maakt ziekenhuizen er dus niet slagvaardiger op.

Terug naar inkoop in de fuserende organisatie; menig bestuurder denkt  ten slotte snel inkoopvoordelen te  kunnen realiseren door volume bundeling. Zoals ik al eerder stelde in mijn blog ‘Switchen’ is volume bundeling geen garantie voor succes.  Ook hier gaat het voorbeeld van het hechtdraad weer op. In aanvulling daarop hebben maar weinig ziekenhuizen grip op de inkoop van geneesmiddelen. Meestal is dit het gevolg van de stellingname van de ziekenhuisapothekers dat zij medisch verantwoordelijk zijn voor de inkoop geneesmiddelen. Kortweg komt het er op neer dat een apotheker beschikt over een uitstekende kennis van werkzame stoffen en daarmee goed kan specificeren welke geneesmiddelen in aanmerking komen maar dat hij niet beschikt over de juiste kennis en kunde om slim in te kopen. Een raad van bestuur moet dus een besluit nemen over de rolverdeling ten aanzien van de inkoop van geneesmiddelen. Wat doet de apotheker en wat doet de inkoper? Het belang hiervan neemt alleen maar toe door de toename van de ziekenhuis verplaatste zorg! Inkoopvolumes bij de apotheek overstijgen al gauw 100 miljoen euro bij academische ziekenhuizen.

Als op dit soort dossiers geen besluiten worden genomen dan kunnen de besparingen uit de eerder genoemde spreadsheet verdwijnen als sneeuw voor de zon. Mijn stelling is dan ook dat het voor fuserende ziekenhuizen helemaal niet zo vanzelfsprekend is dat zij op inkoop voordelen weten te behalen gedurende de eerste drie jaar. Inkoop is geen gemakkelijke prooi voor ziekenhuizen die fuseren!

Om toch al deze fuserende ziekenhuizen te helpen met het realiseren van inkoopbesparingen volgen een aantal tips:

Raden van Toezicht moeten de voltallige Raad van Bestuur verantwoordelijk houden voor het realiseren van de beloofde inkoopbesparingen binnen de daarvoor gestelde termijn. Het niet halen van de besparingsdoelstelling leidt tot een onherroepelijk vertrek van de Raad van Bestuur. Dit voert de druk op voor bestuurders om zich actief te bemoeien met inkoop en de resultaten die bereikt worden.

Teken geen inkoopcontracten die langer duren dan 1 jaar na de feitelijke fusie; dit belemmert de mogelijkheden voor inkoopbesparingen. Indien de fuserende partijen verschillende leveranciers hebben zullen contracten eerst af moeten lopen  voordat nieuwe synergie voordelen zijn te realiseren.

Agendeer het standaardiseren van werkwijzen en medische producten in de fusie besprekingen met de maatschappen. Leg vervolgens in een overeenkomst met de maatschap vast op welke wijze zij moet meewerken aan het standaardiseren van werkprocessen en medische producten. Dit kan zelfs gekoppeld worden aan een besparingsdoelstelling en een bonus voor de maatschap bij het realiseren van de besparing.

Er zullen duidelijke keuzes gemaakt moeten worden ten aanzien van de functionele specificaties en er is monitoring noodzakelijk opdat medisch specialisten participeren in tenders door deel te nemen aan werkgroepen waar functionele specificaties worden opgesteld. Zonder monitoring zullen zij niet meewerken aan tenders en zullen zij geen gebruik maken van de contracten die inkoop afsluit, dus ondanks veel inzet en inspanning, geen resultaat,

Focus de inkoop op medische en complexe inkoopvraagstukken en besteed de overige facilitaire en eenvoudige inkoopvraagstukken uit aan een inkoopcombinatie.

INGEDEELD ONDER: fusie, geneesmiddelen, hechtdraad, inkoop, inkoopcombinatie, ziekenhuizen | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Er zijn er voor minder omgelegd

Toegevoegd op 16-01-2013 16:25:27 | Door Bas Bouwman

Recentelijk zijn wij door een multinational gevraagd om hun grootste contract te auditeren op contract compliance issues. En als ik het over groot heb dan bedoel ik ook groot. Bij inkoop gaat het meestal om grote bedragen, waarom zou je je er anders druk overmaken als inkoper. In het begin van mijn inkoop carrière had ik moeite om “grip” te krijgen op die enorme getallen. Gelukkig heeft mijn vader me ooit geleerd om te relativeren door van 1 tot 100 (procent) te tellen en bij elk getal echt stil te staan,

De enige uitdaging die je hebt bij percentages is dat je voor elke noemer een deler moet zien te vinden. Het leek me een goed idee om in dit geval het BNP (Bruto Nationaal Product) te nemen aangezien het bedrijf dat wij zouden auditeren een staatsbedrijf is. De rekensom is simpel auditspend gedeeld door de BNP. Het effect van de uitkomst was complexer aangezien de rekensom een uitkomst van groter dan 10% liet zien. In sommige audits vinden wij issues tot 10% van de spend die leiden tot het terug betalen van te veel betaalde bedragen.

Professionals die werkzaam zijn in de industrie begrijpen dat dit soort bedragen vaak samen hangen met de inkoop van grondstoffen, wat hier ook het geval was. Ongelukkigerwijze worden grondstoffen vaak gedolven in politiek minder “stabiele” landen. Voordat je een auditteam invliegt, die haar auditwerkzaamheden uitvoert op locatie van de leverancier, is het verstandig om de nodige voorzorgmaatregelen te treffen. Stel je voor wat er gebeurt als de “president” het volgende ter oren komt:. “Een stel auditors hebben….ontdekt  en het lijkt er op dat wij ….moeten terug betalen”. Er zijn er die voor minder zijn omgelegd!

In Europa laten we ons niet vervoeren door drie geblindeerde auto’s die allemaal een andere weg terug naar het hotel nemen. Het spreekt voor zich dat ik niet al onze voorzorgsmaatregelen hier bespreek maar neem maar aan dat ze afdoende en beduidend zijn. Los van deze maatregelen is ons auditwerk gelijk aan de audits die wij in het “westerse” deel van de wereld uitvoeren. We delen nooit commercieel vertrouwelijke informatie van leveranciers met opdrachtgevers en we zullen nooit een contract eendimensionaal benaderen. Aan de andere kant zullen we net zo lang en diep doorgraven als nodig is ongeacht de “omstandigheden”. “Facts are friendly” en het is aan ons om de feiten op tafel te krijgen.

We voeren onze audits uit over de gehele wereld. We doen dat altijd op locatie van de leverancier. We hebben de stellige overtuiging dat we daardoor een beter inzicht verkrijgen in het uitgevoerde werk en een beter begrip van het contract en waar mogelijke financiële risico’s zijn. Het resultaat is dat wij kosten weten te reduceren door het terug halen van te veel betaalde bedragen als ook het verbeteren van de wijze waarop afspraken in het contract zijn vastgelegd en de verplichtingen die daarmee gepaard gaan.

Dit is een vertaling van mijn Engelstalige blog “They have killed for less”.

INGEDEELD ONDER: Audit, contract compliancy | THEMA:  Geen | PROJECT:  Geen

Expertsessie dinsdag 28 mei Bouwkundige en technische werkzaamheden

Toegevoegd op 16-05-2013 14:14:39| Door Bas Bouwman

INGEDEELD ONDER  b&i,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Geen

Op zoek naar een baan!

Toegevoegd op 14-02-2013 15:59:37| Door Bas Bouwman

Wij zijn met spoed op zoek naar 2 nieuwe collega's! Coppa zoekt junior-consultant per direct, 2 jaar werkervaring inkoop/supply-chain. Data-cruncher met een technische achtergrond, Engels eis, Duits pré, vaste dienst, snel! Coppa zoekt een medior inkoop adviseur voor een opdracht bij een ministerie, ervaring met Europees aanbesteden een must. Stuur je CV naar info@coppa.nl of bel 026 365 33 94.

INGEDEELD ONDER  vacature, junior-inkoper, industry,  | THEMA:  Inkoop, Contract compliancy, | PROJECT : Geen

Coppa in Spanje

Toegevoegd op 10-10-2012 17:53:10| Door Bas Bouwman

Op dit moment zijn we bezig met het voorbereiden (kwartier maken) van twee audits voor een grote opdrachtgever in Spanje. Ook in Spanje kijkt men enigzin raar op van deze Amerikaanse toestanden. Taalbarrieres worden geslecht al hoewel sommige accenten best lastig zijn. Het voorbereidend werk zit er bijna op. De komende twee weken kan het audit team vol aan de slag.

INGEDEELD ONDER  audit-work,  | THEMA:  Contract compliancy, | PROJECT : Geen

Stage met baangarantie!

Toegevoegd op 24-09-2012 18:00:05| Door Bas Bouwman

Coppa is op zoek naar een student bedrijfskunde (WO) die op korte termijn bij ons wil komen afstuderen op inkoop in de zorg. Doel van het onderzoek zal zijn het ontwikkelen van een self-assesment tool waarmee een hoofd inkoop zelf zijn professionaliteit kan meten en dit onderzoek onder Nederlandse ziekenhuizen uit voeren. Bij goede resultaten bieden wij je een baan aan. Interesse neem contact op met Bas Bouwman, partner.

INGEDEELD ONDER  ,  | THEMA:  Strategic sourcing, | PROJECT : Geen

Stem om thema inkoop in de zorg

Toegevoegd op 02-07-2012 13:51:28| Door Bas Bouwman

Door op onderstaande link te klikken kan je je nieuwe stem uit brengen:   http://www.linkedin.com/groups/Na-het-succesvolle-Coppa-seminar-2487298.S.129100316?view=&gid=2487298&type=member&item=129100316&trk=NUS_DIG_DISC_Q-ucg_mr#commentID_

INGEDEELD ONDER  ,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Geen

Coppa op Facebook

Toegevoegd op 07-06-2012 15:27:30| Door Bas Bouwman

Sinds vandaag kan je Coppa ook op Facebook volgen: http://www.facebook.com/CoppaConsultancy

INGEDEELD ONDER  ,  | THEMA:  Geen | PROJECT : Geen