Tijd om de tarieven in de bouw te corrigeren

Toegevoegd op 27-02-2012 16:33:39 | Door Rene Sassen

Elektronische veiling niet alleen geschikt voor potloden en pennen

De bouw krijgt met de economische crises klap na klap te verwerken. Tijd om het kaf van het koren te scheiden. Voor een ziekenhuis in het oosten van het land dat ook moet bezuinigen heb ik de mogelijkheid gekregen om de markt te confronteren met een nieuwe werkelijkheid. Ons doel was besparen; voordeel voor de markt is dat al het werk naar de beste partij gaat en niet verdeeld wordt.

Bij deze aanbesteding voor bouwkundige- en installatietechnische werkzaamheden (onderhoud) heb ik gebruik gemaakt van het Negometrix platform. De aanbesteding was aangemeld op Aanbestedingskalender.nl en alle zittende leveranciers ontvingen een brief met uitleg en uitnodiging voor deelname. Zoals mijn collega Bas Bouwman in mei van het vorig jaar al schreef in z’n blog ‘Europees aanbesteden met één druk op de knop’ maakt Coppa voor zijn opdrachtgevers bij (Europese) aanbestedingen dankbaar gebruik van een elektronisch (inkoop) platform (Negometrix) met als doel een aantal processtappen te automatiseren en daardoor tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Daarnaast kunnen alle inschrijvers op hetzelfde moment beschikken over dezelfde informatie, zijn alle processtappen vastgelegd en is alles transparant en goed gedocumenteerd.

Doelstellingen waren:
- het reduceren van het grote aantal leveranciers (zo’n 50) vanwege een hoge operationele belasting naar maximaal 3 leveranciers per perceel waarbij een voorkeur gold voor partijen die werkzaamheden in beide percelen zouden kunnen uitvoeren;
- het realiseren van een forse besparing;
- afsluiten van raamovereenkomsten voor 5 jaar.

De aanbesteding ging uit van selectie op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving(en). Het gunningcriterium kwaliteit telde voor 20% mee en het gunningcriterium prijs voor 80%. Kwaliteit werd beoordeeld door de materiedeskundigen van het ziekenhuis op basis van de antwoorden op de vragen die werden gesteld in de offertefase. In die fase waren nog 14 partijen, combinaties dan wel losse perceelaanbieders vertegenwoordigd. De prijs kwam tot stand middels de biedingen tijdens de elektronische veiling. In de biedingen werd de component kwaliteit verdisconteerd volgens de formule van de Negometrix utiliteitsindex. In aanvang was men intern wat sceptisch over de verhouding kwaliteit versus prijs maar tijdens de veiling bleek dat een partij die goed had gescoord op kwaliteit aanmerkelijk duurder mocht zijn om te winnen. Daarentegen moest een partij die lager had gescoord op kwaliteit een aanmerkelijk lager bod uitbrengen om z’n lagere score op kwaliteit te compenseren en alsnog te winnen.

De doelstellingen zijn allen behaald. Het ziekenhuis gaat verder met 5 leveranciers voor onderhoud van z’n gebouwen en installaties waarvan 1 combinatie en 4 aparte perceel aanbieders. De besparingen betreffen gemiddeld 25% maar door het wegvallen van de grote operationele belasting zal in de loop van de jaren dit percentage nog naar boven kunnen worden bijgesteld. Het hele proces kende een doorlooptijd van zo’n 4 maanden.

Zowel inschrijvers als medewerkers van het ziekenhuis hebben zich afgevraagd of voor deze werkzaamheden een elektronische aanbesteding met als sluitstuk een elektronische veiling wel het juiste instrument zou zijn. Volgens mij is, ook weer gesteund door deze ervaring, de gedachte dat dit instrument slechts voor het vakje linksonder in de Kraljic matrix (routine matige aankopen) zou werken achterhaald. Wij richten ons steeds meer op segmenten, producten en diensten in de overige kwadranten en met verbluffend resultaat. Wat te denken van productgroepen als instrumentarium of hechtmateriaal, zelfs implantaten (heupen en knieën) kunnen worden geveild. En naast de besparingen die worden gerealiseerd zijn ook de doorlooptijden korter, tijdwinst dus voor veel betrokkenen.

Voor zowel inschrijver als opdrachtgever zou het goed zijn de mogelijkheden van het platform beter te leren kennen waardoor sneller en professioneler met elkaar kan worden samengewerkt. Naar onze mening zal elektronisch aanbesteden al of niet gevolgd door een elektronische veiling steeds meer opgang vinden. In het kader daarvan organiseert Negometrix een aantal bijeenkomsten waarvan de eerste staat ingepland op donderdag 19 april 2012. Indien u wenst deel te nemen aan zo’n bijeenkomst dan kunt u zich hier inschrijven. De bijeenkomsten zullen ook door Coppa medewerkers worden bijgewoond.

INGEDEELD ONDER: bas bouwman, besparingen, bouw, elektronisch-aanbesteden, elektronische veiling, EMVI, gezondheidszorg, gunningcriterium, inkoop, kraljic, negometrix, Werken bij Coppa, ziekenhuizen | THEMA:  Inkoop, | PROJECT:  Geen

‘State of the art’ endoscopietorens in operatiecentrum MCL

Toegevoegd op 12-05-2011 13:47:22 | Door Rene Sassen

Torens, videotorens, endoscopietorens, allemaal benamingen voor een opeenstapeling van apparatuur in een mobiele, handelbare trolley als onmisbare opstelling ter ondersteuning voor chirurgische (endoscopische) ingrepen. In het MCL in Leeuwarden is het selectieproces voor aanschaf van deze torens zo goed als afgerond.

Voor het operatiecentrum zullen een aantal torens met de modernste apparatuur worden aangeschaft ten behoeve van diverse specialismen waaronder Orthopedie, Gynaecologie, Cardiochirurgie, Thoraxchirurgie, KNO, Oogheelkunde e.a.

De torens bestaan uit: de trolley waarop alle apparaten worden geïnstalleerd, de camera control unit die het beeld van de camerakop naar het scherm verwerkt en indien gewenst naar andere media, de camerakop die het beeld vastlegt in HD of, afhankelijk van leverancier en apparatuur, in Full HD formaat, een video lichtbron, een CO2 endoflator, een flatscreen en een meekijkmonitor, al dan niet met accu.

De investering in torens valt uiteen in een aantal onderdelen waaronder aanschaf hardware en apparatuur, software voor koppeling van beeldopslag naar o.a. het elektronisch patiëntendossier, onderhoud/service, training en opleiding van technici en gebruikers. Alles bij elkaar vormt dit de TCO = Total cost of ownership. De apparatuur wordt afgeschreven over 7 tot 10 jaar. Om een indruk te geven van kosten: de investering voor de trolley en apparatuur van één toren komt uit op zo’n € 70.000 bruto.

Het selectieproces heeft nogal wat tijd genomen. Er komt dan ook heel wat kijken voordat je objectief kunt beoordelen welke apparatuur van welke leverancier het beste zal passen in het operatiecentrum van het ziekenhuis.

Het operatiecentrum heeft in samenwerking met de inkoopafdeling een programma van eisen opgesteld. Inkoop heeft een offerteaanvraag geschreven en dit tezamen met het PvE verstuurd aan een aantal partijen die medische apparatuur kan leveren. De longlist, waarop 9 leveranciers stonden, is uiteindelijk teruggebracht naar drie leveranciers op basis van de in de offerteaanvraag en het PvE aangegeven selectiecriteria waarvan kwaliteit- en kostenaspecten een belangrijk deel uitmaken.

De drie overgebleven leveranciers hebben apparatuur beschikbaar gesteld zodat er proefopstellingen konden worden ingericht. Hierdoor kreeg de gebruiker de kans de verschillende systemen na elkaar en in een vooraf afgesproken periode uit te testen. De conclusies van de testperiodes zijn samengevat in evaluatieformulieren. Er kon onder andere gescoord worden op technische aspecten waaronder bedieningsgemak van de verschillende apparaten, ergonomie, zichtbaarheid van de gegevens, beeldkwaliteit, drukopbouw insufflatie, maar ook op aspecten als presentatie, klantgerichtheid en begeleiding van de betreffende firma.

Naast gebruikers en OK staf zijn ook klinisch fysici, ICT’ers en medewerkers van de Medisch Instrumentele Dienst betrokken en maken samen met inkoop deel uit van de werkgroep die uiteindelijk beslist van wie welke apparatuur wordt aangekocht.

Het goede nieuws is dat we er intern zo goed als uit zijn en de keuze daardoor nu snel kan worden gemaakt. Volgens planning zou dat deze maand nog moeten plaatsvinden.

En dan is er weer een interessant project afgerond.

In dit traject, waar het om een flinke investering gaat en beslist wordt over het gebruik van apparatuur voor zo’n tien jaar, is het mij opgevallen dat, hoewel dat eigenlijk normaal zou moeten zijn, binnen het MCL keurig volgens vastgestelde procedures en met inbreng van alle betrokkenen, heel zorgvuldig naar de uiteindelijk selectie is toegewerkt. En dat heb ik in een andere werkomgeving wel ‘s anders meegemaakt. Consequentie is misschien dat het aanschaftraject wat meer tijd vergt, maar uiteindelijk weet je dan ook zeker dat er kwaliteit in huis wordt gehaald.

Het inkoopproces dat leidt tot aanschaf van deze specifieke ziekenhuisapparatuur was nieuw voor me maar ik heb nu wel het gevoel het een en ander te weten van endoscopietorens. En da’s mooi meegenomen.

En nu maar weer snel concentreren op die andere interessante projecten die maximale aandacht verdienen. Wat dacht je van de herinrichting van een aantal endosuites en het project ‘wegen en tellen’ waarbij voor CSA en OK software en weegapparatuur moet worden aangeschaft…

Maar daarover later misschien meer.

INGEDEELD ONDER: aanschaf en expoitatie, apparatuur, beeldopslag, csa, endoscopietorens, endosuites, EPD, evaluatieformulier, full HD, investering, longlist, MCL, operatiecentrum, proefopstelling, PvE, selectiecriteria, selectieproces, specialisme, state of the art, TCO, trolley, videotorens, wegen en tellen | THEMA:  Inkoop, | PROJECT:  Geen

De gezondheidszorg – een inspirerende werkomgeving

Toegevoegd op 15-02-2011 13:19:10 | Door Rene Sassen

Eerder schreef ik al iets over m’n eerste werkdag voor Coppa die niet bij Coppa plaatsvond maar bij het MCL in Leeuwarden.

Een kwestie van snel schakelen was het, Coppa niet vreemd begreep ik later. De klant heeft een (tijdelijk) probleem en Coppa draagt een oplossing aan, deze keer in de vorm van een sr. inkoper ad interim die alle inkoop OK gerelateerd gaat coördineren. En zo had ik een vliegende start. Opdrachtgever blij, opdrachtnemer blij en ikzelf blij – win, win, win.
Inmiddels zijn we dik een maand verder (’t lijkt veel langer). Wat is er een hoop gebeurd en wat ben ik al een stuk wijzer… Ik had veel gedaan op het gebied van proces- en inkoopoptimalisatie in diverse branches en in de meest uiteenlopende segmenten, met een focus op het segment marketing communicatie, dat wel. Echter, de gezondheidszorg is voor mij zo goed als nieuw (op een inkoopscan in het Kennemer Gasthuis na, maar dat is ook al weer vijf jaar geleden).

Deze klus biedt dus vele uitdagingen en is een mooie toevoeging op al die andere ervaringen. Een extraatje is dat we het nu thuis ook ergens over kunnen hebben, vrouwlief zit namelijk ook in “de Zorg” maar dan voor vast. En ze is ook nog Friezin dus dat schept een dubbele band.

De omgeving waarin ik terecht ben gekomen is een hele leuke omgeving. Ondanks de vereiste bezuinigingen en de hoge werkdruk heerst er een prima werksfeer. Zeker bij m’n interne klanten op de OK, het hart van het ziekenhuis, ervaar ik toewijding en arbeidsvreugde.

Inkoop vindt plaats voor zowel het MCL in Leeuwarden als De Tjongerschans in Heerenveen. Daarnaast zijn er nog diverse andere samenwerkingsverbanden zoals bijvoorbeeld het IFZ en Eclips.

Om maar ’s wat projecten te noemen waarbij ik betrokken ben:
- het aanschaffen van een aantal scopietorens voor OK’s en endosuites
- de aankoop van een nieuw weeg- en telsysteem
- de vervanging van bewakingsmonitoren
- aanschaf implantaten
- aanschaf instrumentaria
- hechtmateriaal
- OK-tafels
- en nog veel meer

In al die projecten wordt samengewerkt in multidisciplinaire teams, en dat maakt het zo leuk en zo leerzaam. Chirurgen, anesthesiologen, OK personeel, klinisch fysici, ICT’ers, mensen van de Medische Instrumentele Dienst…allemaal leveren ze een bijdrage in het proces van specificatie tot en met aanschaf van voor hen en voor het ziekenhuis belangrijke apparatuur, instrumentaria, implantaten, hechtmaterialen en dergelijke.

Als voorbeeld van een proces waarbij veel afdelingen en dus gebruikers zijn betrokken, noem ik het project ‘bewakingsmonitoren’. Ziekenhuisbreed dienen bewakingsmonitoren te worden vervangen. Een eis is onder meer dat er geen dataverlies mag plaatsvinden vanaf het moment dat de patiënt wordt opgenomen tot aan het moment waarop hij/zij wordt ontslagen uit het ziekenhuis. Hier zijn SEH, ICU/CCU, OK, MDL, Stroke unit en Kinderafdeling bij betrokken. En ga dan maar een Programma van Eisen opstellen waarin een ieder zich kan vinden, een mooie uitdaging. Ik hoop dat er nog vele volgen…

INGEDEELD ONDER: bewakingsmonitoren, Bezuinigingen, endosuites, implantaten, inkoop OK, inkoopscan, multidisciplinair, proces- en inkoopoptimalisatie, programma van eisen, samenwerkingsverbanden, scopietorens, wegen en tellen | THEMA:  Inkoop, | PROJECT:  Geen

E-veiling doet weer zijn werk

Toegevoegd op 17-01-2012 10:11:05| Door Rene Sassen

Geweldig resultaat e-veiling Medisch Spectrum Twente. Mooie selectie van bestaande en nieuwe partijen voor bouwkundige- en installatietechnische werkzaamheden.

INGEDEELD ONDER  mst,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Projectleider diverse inkoopprojecten,

Een goed gevulde mand met Friesch lekkers

Toegevoegd op 14-09-2011 15:05:32| Door Rene Sassen

Gisteren al weer de laatste dag bij het MCL met als dank voor de inzet een goed gevulde mand met Friesch lekkers. Op naar de volgende uitdaging...

INGEDEELD ONDER  inkoop, mcl,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Interim inkoper MCL Leeuwarden en Tjongerschans,

Order videotorens deze week de deur uit

Toegevoegd op 09-08-2011 13:36:57| Door Rene Sassen

Na een zorgvuldig aanbestedingstraject is vandaag de leveringsopdracht / order verstuurd naar Stopler. Interne klant tevreden, ik tevreden, zelfs leverancier tevreden ;-)

INGEDEELD ONDER  inkoop, videotorens, aanbesteding, ziekenhuis, ok, mid,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Interim inkoper MCL Leeuwarden en Tjongerschans,

Eerste werkdag

Toegevoegd op 09-01-2011 20:49:50| Door Rene Sassen

Wat 1 februari had moeten gebeuren geschiedt morgen al - mijn eerste werkdag voor Coppa bij één van hun gerenommeerde klanten, het MC Leeuwarden. Morgen vroeg op en met frisse moed het avontuur tegemoet...!

INGEDEELD ONDER  inkoop, besparingen, ziekenhuis, werken-bij-coppa, zorg,  | THEMA:  Inkoop, | PROJECT : Interim inkoper MCL Leeuwarden en Tjongerschans,